Оклад меньше чем в штатном расписании. Правомерность применения в штатном расписании «вилки окладов

Штатное расписание составляется сразу после открытия нового предприятия (в том числе филиала, дочерней организации, отдела и так далее).

В каких разделах указывается ?

Можно ли уменьшить текущую ставку?

Уменьшение текущей ставки может быть осуществлено только с согласия работника. Согласие не может быть устным, необходимо заново подписать трудовой договор (согласно ТК РФ). Работник имеет право отказаться. К исключениям можно отнести:

• если иначе придется сократить штат;
• если организация реорганизуется;
• если была переиндексация, которая предусматривается ТК РФ.

Любое изменение в штатном договоре может быть внесено только на основании приказа начальства.

Приказ об уменьшении ставки в штатном расписании до того, как попасть на подпись руководителя, должен быть согласован со смежными отделами (кадровым руководителем, бухгалтером, юристом, учредителем или генеральным).

Если единая форма не установлена, то нужно, чтобы указ содержал пункты, такие как:

• наименование (полное);
• дату составления документа;
• номер приказа;
• причина необходимости внесения изменений в оклад;
• кого коснется уменьшение ставки (ФИО, должность, новый оклад в рублях);
• с какого времени вводится новая ставка;
• кто будет составлять новый трудовой договор (ФИО, должность);
• кто ответственный за исполнения приказа (ФИО, должность).

Как вносится корректировка в документ?

1. Руководитель составляет приказ: «О внесении изменений в штатное расписание. В связи со сложной экономической ситуацией и уменьшением рабочих часов, приказываю уменьшить оклад Сидорова Р.С. до 7000 рублей с 01.01.19 года» . Также в этом же приказе назначаются ответственные за исполнение лица.
2. Ответственное лицо правит штатное расписание вовремя, присваивает ему новый порядковый номер, меняет основание-приказ, регистрирует изменение в журнале.
3. С Сидоровым заключается новый трудовой договор.

Как повысить ставку?

Приказ об увеличении оклада составляют по общим правилам документооборота.

Это также обязательно, как и оформление понижения размера ставки. При отсутствии документального подтверждения увеличения размера ставки возможны недопонимания и неурядицы в начислении зарплаты в случае:

• изменения в составе руководства;
• изменения в составе бухгалтерского отдела;
• если увольняется сотрудник (необходимость расчета);
• если нужно начислять пособия.

Документ приказа должен содержать название документа, его дату и номер регистрации, а также обязательным условием считается указание в преамбуле причины повышения размера ставки.

Об изменениях в штатном расписании, разного характера, сотрудники уведомляются минимум за 2 месяца до вступления их в силу.

Как отображаются изменения?

Обязательно указывается конкретное имя сотрудника, кто ответственный за исполнения приказа и его должность.

Проект будущего приказа должен быть согласован с руководством, главными юристом и бухгалтером, директором компании. Аналогично, как в случае с понижением окладов ().

Какие бумаги сопровождают процедуру изменения зарплаты?

• Письменное согласие работников на изменения в ту или иную сторону.
• Новое штатное расписание, если изменения весьма значительные.
• Новый трудовой договор для каждого работника, чья зарплата изменится.

Согласно 62 статье Трудового кодекса РФ каждый сотрудник может получить на руки копию части штатного расписания.

Альтернативные выплаты

Гласит, что в Трудовом Договоре сотрудника и организации обязательно прописывается именно . Премии, надбавки, поощрительные выплаты, пособия не входят в понятие «оклад». допускает ведение почасового оклада с отслеживанием рабочего времени сотрудников.

Формулировка в трудовом договоре

В силу ст. 135 ТК РФ заработная плата устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда, которые устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права.

Статья 57 ТК РФ относит условия оплаты труда к обязательным для включения в трудовой договор, в том числе размер тарифной ставки и оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Согласно ст. 129 ТК РФ оклад и тарифная ставка имеют фиксированное значение , а, следовательно, в трудовом договоре необходимо указывать размер оплаты труда или тарифную ставку числовым способом.

А вот порядок определения премий, размер надбавок и других выплат согласно желаний работодателя, можно писать в трудовом договоре, либо сделать ссылку на локальный нормативный акт, который подтверждает, действительно ли есть основания или условия для выплат.

Формулировка в договоре «оклад согласно расписанию» имеет место быть только в том случае, если к договору приложено само штатное расписание с подробным изложением как, когда и сколько получит работник. В общих чертах формулировка незаконна.

Заключение

Любое изменение в штатном расписании должно быть обосновано каким-либо приказом или указанием руководства. Изменение информации должно соответствовать действительности, иначе при первой же проверке налоговая установит наказание в виде штрафа или уголовного дела на ответственное лицо и руководство.

Вопрос того, может ли оклад быть меньше МРОТ в 2019 году, является актуальным как для многих работников, так и для работодателей. Ведь действующее законодательство обеспечивает большое количество гарантий трудящимся, в том числе и запрещение получения зарплаты меньше МРОТ. Однако есть ряд ситуаций, в которых платить работнику меньше, чем предусмотрено МРОТ, не запрещено – и их также следует иметь в виду каждой стороне трудовых взаимоотношений.

Может ли оклад быть меньше МРОТ в 2019 году – законы и правовые нормы

Действующее законодательство в вопросах обеспечения гарантий трудящихся полагается в первую очередь на положения Конституции. Право на достойный труд и получение зарплаты не ниже установленного законодательно минимума закреплено положениями статьи 37 Конституции РФ, и является фундаментальным – как для граждан России, так и для иностранцев и апатридов, работающих на российской территории. Однако Конституция не содержит в себе непосредственных механизмов правового регулирования рассматриваемых ей вопросов.

Поэтому, при желании узнать, может ли оклад быть меньше МРОТ в 2019 году, следует ознакомиться, в первую очередь, с положениями следующих нормативных документов и актов:

• Ст. 2 ТК РФ. Её положения закрепляют право каждого трудящегося на получение зарплаты в соответствии с установленным показателем МРОТ.
• Ст. 130 ТК РФ. Нормативы, изложенные в данной статье, наделяют государство правом регулирования социальных гарантий для трудящихся, в том числе и в вопросах установления единого федерального МРОТ.
• Ст. 133 ТК РФ. Она закрепляет в своих положениях принципы, по которым устанавливается минимальная заработная плата. В том числе и тот факт, что минимальный размер оплаты труда, ниже которого зарплата работника не может опускаться, регулируется отдельными федеральными законами.
• Ст. 133.1 ТК РФ. Данной статьей регулируются вопросы, связанные с МРОТ в отдельных субъектах РФ – на территории различных регионов минимально допустимый размер зарплаты может быть более высоким, чем принятый на федеральном уровне.
• ФЗ №82 от 19.06.2000. Данный Федеральный закон является основным нормативным документом, который устанавливает конкретный минимальный размер оплаты труда на территории всей Российской Федерации.

Следует помнить о том, что МРОТ регулярно изменяется. Так, в 2019 году с 1 января МРОТ составляет 11280 рублей.

Исходя из положений вышеозначенных документов, может возникнуть мнение о том, что оклад меньше МРОТ в 2019 году является недопустимым, но это не так.

Когда зарплата может быть меньше МРОТ

Прежде, чем рассматривать непосредственно ситуации, связанные с зарплатой меньше МРОТ, следует рассмотреть само понятие заработной платы. Действующее законодательство и положения статьи 129 ТК РФ определяют само понятие зарплаты как вознаграждения за труд, которое включает в себя как основную часть в виде оклада или тарифной ставки, так и дополнительные выплаты компенсационного или стимулирующего характера. При этом законодательно закрепляется требование выплаты зарплаты не ниже уровня МРОТ.

Оклад является лишь составляющей частью зарплаты. Поэтому оклад ниже МРОТ в 2019 году является абсолютно допустимым для работодателей или сотрудников, если фактическая заработная плата превышает показатели МРОТ – например, если работнику производится компенсационная или стимулирующая доплата до уровня МРОТ на ежемесячной основе.

Однако количество возможных случаев, при которых зарплата в целом может быть меньше МРОТ, является достаточно большим. В частности, к ним можно отнести следующие ситуации:

• Вычет из зарплаты . Законодатель требует от работодателя соответствия фактически начисляемой работнику заработной платы МРОТ – она не может быть ниже данного уровня. Однако, работодатель является налоговым агентом каждого своего работника и изымает из зарплаты НДФЛ. При этом в итоге работник может получать на руки сумму, которая является меньшей, чем МРОТ – и в данном случае никакого нарушения действующего законодательства нет.
• . Если у работника из заработной платы производятся удержания – по исполнительному листу, вследствие материальной ответственности перед работодателем, в счет уплаты алиментов, то итоговая получаемая им сумма может оказаться намного ниже, чем МРОТ. Однако таковая ситуация также не является нарушением законодательства, если общий размер начисляемой работнику заработной платы изначально был на предусмотренном уровне.
• Отказ работодателя от присоединения к региональным соглашениям. В случае, если заработная плата не ниже, чем МРОТ федерального уровня, но ниже, чем предусмотренный региональным законодательством минимальный размер оплаты, такая ситуация может быть допустимой, если работодатель должным образом отказался от соблюдения региональных соглашений и обосновал свой отказ. Однако это требует достаточно больших процессуальных затрат со стороны самого работодателя и может привести в итоге к конфликтам с местными властями и профсоюзными организациями.
• Сотрудник, работающий по совместительству, не имеет права работать на дополнительной работе больше, чем 50% от рабочего времени по основному месту работы. При этом работодатели обязаны выплачивать зарплату в пределах МРОТ при условии полной занятости сотрудника. Соответственно, работающий по совместительству работник может получать оклад или зарплату ниже МРОТ, однако – пропорционально минимальному размеру зарплаты в соответствии с отработанным временем.
• Работа в режиме неполного рабочего дня или рабочей недели. Если сотрудник трудится в режиме неполного рабочего дня – работает на полставки, то законодательство также не обязывает работодателя сохранять его заработную плату на уровне МРОТ. Работодатель будет обязан лишь обеспечивать пропорциональную МРОТ оплату соответственно рабочим дням и часам. При этом следует помнить о том, что работа в режиме сокращенного рабочего времени в ситуациях, предусмотренных законодательством, не дает работодателям право на урезание заработной платы сотрудников ниже МРОТ.
• Суммированный учет рабочего времени . В случае, если работодатель ведет суммированный учет рабочего времени, и сотрудник согласно его показаниям не выполнил месячную норму по рабочим часам, заработок понижается пропорционально фактически отработанному времени. И, в итоге, также может оказаться меньше МРОТ, и данные действия работодателя не будут являться нарушением.
• Нахождение на . Когда работник находится на больничном, работодатель не оплачивает его труд – оплата начисляется пропорционально фактически отработанным сотрудником дням. При этом компенсация больничного, хоть и оплачивается работодателем, но фактически – выплачивается за счет средств фонда ФСС и не причисляется непосредственно к заработной плате работника.
• Нахождение в отпуске . Когда сотрудник направляется в отпуск без сохранения заработной платы, весь период данного отпуска не подлежит оплате, а соответственно месячный заработок трудящегося также может упасть ниже, чем предусмотренный законодательством минимум.
• Простой . Если на предприятии возник простой не по вине работодателя, то последний обязан выплачивать сотрудникам лишь 2/3 от положенного им заработка, и, соответственно, общий объем оплаты может опуститься ниже МРОТ.
• . Работодатель не должен оплачивать дни прогулов сотрудника – на их время работник лишается заработной платы, что в итоге может привести к тому, что на конец месяца общий полученный им объем выплат также окажется ниже установленного минимума.
• Работа по гражданско-правовому договору . Если фактически исполняющее работу лицо не заключало с работодателем трудового договора, а вместо этого оказывает услуги по договору оказания услуг или подряда, то на данные взаимоотношения требования трудового законодательства, в том числе и касательно соблюдения уровня минимального размера оплаты труда, не распространяются.

В некоторых случаях в зависимости от характера работы, зарплата работников должна умножаться или увеличиваться на определенный коэффициент. В частности, если работник трудится во вредных условиях труда. Соответственно, в таковых случаях и без оснований для снижения общего объема выплат, зарплата работника не может быть не только ниже МРОТ, но и ниже МРОТ с учетом всех положенных трудящемуся надбавок и компенсаций.

Ответственность за выплату зарплаты ниже МРОТ

Российское законодательство предусматривает возможность привлечения работодателя к ответственности за выплату зарплаты ниже МРОТ. В частности, рассматривается таковая ответственность положениями статьи 5.27 КоАП РФ. При этом на работодателя, в отношении которого будет установлен факт нарушения законодательства, будет наложен штраф. Размеры данного штрафа разнятся в зависимости от организационно-правовой формы бизнеса и составляют:

• От 1 до 5 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей.
• От 30 до 50 тыс. рублей для юридических лиц.

При этом следует помнить, что инициировано административное производство может быть непосредственно по жалобе сотрудника.

С точки зрения Трудового кодекса штатное расписание не относится к обязательным локальным актам работодателя, ни в одной статье нет указания на требование об утверждении этого документа. Единственная статья, в которой упоминается штатное расписание – это статья 57 ТК РФ « Содержание трудового договора», где идет ссылка на то, что в трудовом договоре обязательно указывается «трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)… ».

Тем не менее, практика показывает: штатное расписание включается в список документов для проведения проверки предприятия (в том числе со стороны ГИТ).
При составлении штатного расписания кадровики достаточно часто допускают типичные ошибки. Например, указывают «вилки окладов» или разные оклады по одноименным должностям. Такого рода нарушения, как правило, вызывают нарекания со стороны проверяющих, а также становятся предметом трудовых споров между работником и работодателем. Поскольку трудовое законодательство обязывает работодателя обеспечивать сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ),то в этой связи установление вилки окладов по одной профессии либо должности является дискриминацией в сфере труда (ст. 3 ТК РФ).

Применение «вилки окладов» часто работодатели объясняют различием в объеме и качестве выполняемой работы разными сотрудниками, принятыми на одну и ту же должность. Например, ситуация с оплатой труда работника на испытательном сроке. Такой работник фактически не может сравниться с опытным коллегой, имеющим определенный стаж работы в такой же должности, но нормы трудового законодательства в данном случае на стороне работника. Как же поступить работодателю в этой ситуации: и закон не нарушить и справедливо выплатить вознаграждение за труд?

1 способ – изменение в наименованиях должностей
Можно предусмотреть в штатном расписании несколько категорий (разрядов, классов и т.п.) по одной должности с разными окладами соответственно. Например, менеджер по качеству 1, 2 или 3 разряда.
При приеме на работу новичка (без опыта) можно принять на должность менеджера 1 разряда с меньшим окладом, а затем по окончании испытательного срока перевести на должность менеджера 2 разряда с другим окладом, соответствующим полученному опыту и выполняемому объему работы. Перевод на более высокий разряд практикуется также по итогам прохождения профессионального обучения или по результатам аттестации персонала при достижении определенных профессиональных успехов.
Уйти от «вилки окладов» можно, если некоторым образом трансформировать наименования должностей, добавив слово «ведущий» («старший», «главный» и т.п.). В этом случае в штатном расписании появятся должности со схожим функционалом и разными окладами, что не противоречит трудовому законодательству.
Также можно внести изменения в наименования должностей, указав в названию специфику (направление) деятельности. Допустим, для установления разных окладов по должности «бухгалтер» при выполнении работы сотрудниками на различных бухгалтерских участках, можно ввести должности «бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей» и «бухгалтер по расчету заработной платы».
В итоге названия должностей в целом будут звучать практически одинаково, но в тоже время незначительное изменение названия позволит установить разные оклады в штатном расписании.
Если вы решите воспользоваться вышеперечисленными вариантами, то учтите, что при введении в штатное расписание новых должностей /переименовании, необходимо будет разработать новые должностные инструкции, куда обязательно включите перечень трудовых обязанностей, присущих для той или иной должности с учетом всех нюансов. Это позволит вам в случае возникновения трудового спора доказать правомерность установления разных окладов по должностям со схожим функционалом.

2 способ – стимулирующие выплаты
Личные особенности работника (инициативность, повышенная работоспособность, коммуникабельность и др.), которые влияют на объем и качество выполнения порученной ему работы, могут стать основанием для установления такому работнику персональной надбавки или доплаты. Такого рода стимулирующие выплаты позволят не только мотивировать работника, но и объяснить разницу в оплате для работников с одинаковыми наименованиями должностей. При использовании такого способа ухода от «вилки окладов» нужно учесть тот факт, что в локальном нормативном акте, который регламентирует оплату труда работников на предприятии, обязательно должна содержаться информация о видах надбавок/доплат (какие?), критериях их установления (за что?), а также о порядке их установления и отмены (как?). Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 27 апреля 2011 г. № 1111-6-1.
Следует отметить, что целесообразно не указывать конкретный размер персональной надбавки в штатном расписании и в трудовом договоре с работником, если она носит «индивидуальный» характер, а издать соответствующий приказ. В трудовом договоре лишь сделайте отсылку на локальный акт, например, «Положение об оплате труда», где описываются механизмы выплат стимулирующего и компенсационного характера.

В заключение хочется сказать, что имеется многочисленная судебная практика по применению «вилки окладов» в штатном расписании и выплатам разных окладов по одноименным должностям. Суды в подобных ситуациях принимают подчас противоположные стороны: одни встают на сторону работника, другие на сторону работодателя. Но что помогает в таких случаях работодателю отстоять свою позицию? Во-первых, наличие локального акта в организации, дифференцирующего должностные оклады в соответствии с указанной в штатном расписании «вилкой окладов». Во-вторых, закрепление в должностных инструкциях подробного описания трудовой функции работников, свидетельствующих о разном объеме или сложности поручаемой работы. В-третьих, наличие трудового договора с указанием в нем должностного оклада исходя из диапазона «вилки окладов» по конкретной должности и реальное выполнение функционала, отличного от обязанностей других работников с одноименными должностями.

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

: Может ли в штатном расписании быть не указан конкретный размер заработной платы?

Ответ юриста:

Законодательством не установлена обязательная форма штатного расписания для коммерческих организаций.

При невозможности указать точный размер оплаты труда, рекомендуется в примечании привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

Правовое обоснование:

Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификацией и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, рекомендуется применять данную форму в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

При этом, необходимо иметь в виду, что многие контрольные органы при проводимых проверках или запросах требуют представлять штатное расписание (напр., п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81).

При проведении документальных проверок территориальными органами Пенсионного фонда РФ также возможен запрос о предоставлении штатного расписания (Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 N 11п)).

Помимо перечисленных органов, налоговые инспекции зачастую включают в перечень документов, необходимых для всесторонней проверки, штатное расписание как документ, подтверждающий применение льгот по налогам.

Также штатное расписание служит документом, в котором обобщены данные по расходам на заработную плату, а также количеству работников организации.

Таким образом, если организация использует типовую форму № Т-3 штатного расписания, ей необходимо учитывать и Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, согласно которым, в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 - 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Отражение сведений в этой графе имеет свои особенности. Так, у некоторых работников, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он у них зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 «Примечание» целесообразно указать следующее: «Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда». Далее желательно привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

Следует помнить, что так называемую «вилку» для окладов нельзя указывать в штатном расписании, так как согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд. Поэтому если в одном подразделении существует две штатные единицы по должности «специалист», то напротив каждой такой должности в этой графе должен указываться одинаковый размер оклада.

Возможность выплачивать заработную плату (а не должностной оклад) в большем размере одному из работников может быть реализована путем установления ему надбавок или иных доплат (письмо Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1).

Проверьте по чек-листу, что написано в вашей щтатке о должностях и окладах сотрудников. Выловите ошибки, из-за которых есть риск неверно посчитать зарплату и получить штрафы.

√ Сверить зарплату сотрудников с МРОТ

Зарплата меньше регионального или федерального МРОТ - нарушение. Но оклады в штатке не всегда нужно повышать.

√ Сравнить оклады по одинаковым должностям

Оклады по одинаковым должностям не должны отличаться друг от друга. Есть два варианта обойти запрет.

√ Проверить, как написали размер оклада

Оклады указывают в фиксированном размере. Устанавливать вилку для окладов нельзя.

√ Убедиться, что не занизили оклады

Оклад всегда указывают для полной ставки, даже если в штатном расписании ставка меньше единицы.

√ Посмотреть, выполнены ли требования по охране труда

Компания обязана ввести должность специалиста по охране труда или создать службу, если численность превышает 50 человек.

√ Проверить названия должностей

Какие названия должностей нельзя придумать самим.

√ Сравнить наименования должностей в штатном расписании и трудовых договорах

Они должны совпадать. Иначе - штраф.

√ Избавиться от лишних должностей или ставок в штатном расписании

Вакантные должности прибавят вам работы.

Как сверять оклады и зарплату с МРОТ

Оклады, которые меньше МРОТ, не всегда будут нарушением. Сравнивать с минималкой нужно зарплату (ч. 3 ст. 133 ТК). А в нее помимо оклада включают премии, надбавки и доплаты (ч. 1 ст. 129 ТК). Исключение сделали только для районного коэффициента и надбавки за работу на Крайнем Севере. Их начисляют сверху, поэтому при сравнении в расчет не берут (постановление Конституционного суда от 07.12.2017 №38-П).

С 1 января 2018 года федеральная минималка выросла с 7 800 до 9 489 руб. Кроме этого регион, в котором работает компания, может установить свой минимум. Тогда зарплату нужно сравнивать именно с ним. Но при условии, что региональный МРОТ не ниже федерального.

Зарплату, которая оказалась меньше минимальной, нужно увеличить. Иначе компанию могут оштрафовать. Есть два варианта: увеличить оклад или ввести надбавки. В первом случае издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание и заключите дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников. Во втором случае достаточно приказа об установлении надбавки и допсоглашений. Вносить изменения в штатное расписание не обязательно.

Как оплачивать работу сотрудников на одинаковых должностях

Компания не вправе устанавливать разные оклады для одной и той же должности (письмо Минтруда от 25.10.2017 № 14-1/В-953). Это недопустимо даже в том случае, когда новый сотрудник проходит испытательный срок. Если трудовики на проверке найдут такое нарушение, компанию оштрафуют до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

По закону зарплата должна зависеть от квалификации сотрудника, сложности работы и качества труда (ч. 1 ст. 132 ТК). А работодатель должен одинаково оплачивать равноценный труд (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК).

Чтобы избежать претензий проверяющих, измените названия должностей. Например, дополните словами «младший», «старший», «ведущий» или введите разряды или категории. В должностных инструкциях впишите разные обязанности. Так вы обоснуете разницу в окладах. Если такой вариант не подходит, можно ввести надбавки для более опытных сотрудников. Тогда должности будут называться одинаково, но оплачиваться по-разному (письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Как указать оклад в штатном расписании

Оклад в штатном расписании указывайте в фиксированном размере (ч. 4 ст. 129 ТК). Вписывать вместо этого вилку для оклада неправильно. Трудинспекторы могут посчитать это дискриминацией (ч. 2 ст. 132 ТК). Компания должна одинаково оплачивать труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК). Поэтому устанавливать в штатке оклад, например 50 000 - 60 000 руб., неверно. В таком случае возможны не только претензии проверяющих, но и споры с работниками.

Есть судебные решения, где компания выиграла спор, потому что обосновала разницу в окладах-вилках в других кадровых документах. В них четко расписала, как определить оклад (апелляционное определение Московского городского суда от 28.01.2014 по делу № 33-5568/2014, апелляционное определение Ярославского областного суда от 26.03.2012 по делу № 33-1461).

Как правильно указать оклад для должностей с неполной ставкой

Указывайте в штатке оклад для полной ставки, даже когда она меньше единицы. Если заполняете унифицированную форму штатного расписания , проверьте, правильно ли заполнили графы 4 и 5. В графе 4 отражают количество ставок, которые компания отвела для должности (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). А в графе 5 указывайте оклад для полной ставки независимо от того, что написано в графе 4.

Окладом называют фиксированный размер оплаты труда за месяц (ч. 4 ст. 129 ТК). Чтобы посчитать зарплату сотрудника, оклад умножают на ставку. Если в штатном расписании в графе для оклада написать сумму с учетом неполной ставки, есть риск ошибиться при расчете зарплаты. Например, сотрудника приняли на полставки. Бухгалтер взял уже уменьшенную сумму из графы «Тарифная ставка (оклад)» и разделил ее на 2. Получится, что работнику недоплатили половину зарплаты.

Возможны и другие последствия. Например, бухгалтер знал, что в штатном расписании стоит сумма с учетом ставки. Поэтому зарплату выплачивал правильно. Но налоговики могут посчитать, что компания завысила расходы на оплату труда, поскольку платила зарплату исходя из полного оклада. Хотя фактически сотрудник работал на полставке. Тогда проверяющие снимут расходы и доначислят налог на прибыль, начислят пени и штраф.

Сколько специалистов по охране труда должно быть в вашей штатке

Компания обязана ввести в штат сотрудника по охране труда или создать службу, если численность работников больше 50 человек (ч. 1 ст. 217 ТК, письмо Минтруда от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136). Проверьте, есть ли такие должности в вашей штатке. Если проигнорировать это требование, проверяющие оштрафуют организацию до 80 000 руб. А директора - до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП, письмо Минтруда от 26.12.2016 № 15-2/ООГ-4698).

Определите, сколько сотрудников по охране труда нужно взять на работу. Для этого посчитайте среднесписочную численность. Одним специалистом можно ограничиться, если численность меньше 700 человек. Иначе компания должна создать бюро или отдел по охране труда. Бюро от отдела отличается количеством сотрудников. В первом числятся от трех до пяти работников, во втором - не меньше шести (и. 3.1.1 Межотраслевых нормативов, утв. постановлением Минтруда от 22.01.2001 № 10). Такие же правила действуют и для компаний, в которых есть должности с вредными или тяжелыми условиями труда.

Как назвать должность в штатном расписании

Название для должности работодатель может придумать сам. Но есть исключения. Наименование должности нужно брать из квалификационных справочников или профстандартов, если закон обязывает предоставлять таким сотрудникам компенсации или льготы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК). Кроме того, нельзя менять наименование должности, если работа связана с ограничениями. Например, проходит во вредных условиях труда.

Для сотрудников, которые имеют право на досрочную трудовую пенсию, наименование должности в штатном расписании должно соответствовать спискам № 1, 2 (утв. постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10). Руководствуйтесь этими перечнями, даже если в профстандарте написано по-другому.

Если проигнорировать это требование, трудиспекторы могут оштрафовать компанию на 50000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Как написать должность в трудовом договоре

Должности в трудовых договорах должны соответствовать штатному расписанию (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК). Если они отличаются, есть риск, что проверяющие оштрафуют компанию за нарушение трудового законодательства на 50 000 руб., а директора - до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Ведь компания не может принять сотрудника на должность, которой нет в штатном расписании.

Зачем убирать из штатки лишние вакансии

Исключите из штатного расписания вакантные должности или ставки, если компания не планирует их заполнять. Тогда вам не придется лишний раз сдавать сведения о свободных рабочих местах в центр занятости (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1, письмо Минтруда от 25.10.2017 № 14-1/В-953). Если не сообщить о вакантных местах в центр занятости, компанию могут оштрафовать на сумму от 3 000 до 5 000 руб., а директора - от 300 до 500 руб. (ст. 19.7 КоАП).

На заметку

Три совета для бухгалтера, который сам составляет штатное расписание :

1. Включайте в штатное расписание только сотрудников на трудовом договоре. Тех, с кем заключили гражданско-правовой договор, не учитывайте. Иначе проверяющие переквалифицируют его в трудовой договор.
2. Не указывайте в штатном расписании Ф. И. О. сотрудников. Иначе придется вносить в него изменения из-за каждой кадровой перестановки. Штатное расписание - это обезличенный документ.
3. Чтобы видеть, кто какую должность занимает и есть ли вакансии, заполните документ со штатной расстановкой. Унифицированной формы нет, можно разработать свою на основе штатного расписания.

Три шага на случай, если надо внести изменение в штатное расписание

1. Издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание, если корректировки незначительные. Если требуется внести существенные изменения, подпишите приказ об утверждении нового штатного расписания. Знакомить сотрудников со штатным расписанием не нужно.
2. Если изменения в штатном расписании затронут работников, то предупредите их об этом минимум за два месяца (ст. 74 ТК).
3. Заключите дополнительные соглашения с работниками, которые согласны продолжать работу в новых условиях.