Главная » Обустройство скважины » Сроки ведомственного хранения документов в архивах организаций. Ведомственные архивы

Сроки ведомственного хранения документов в архивах организаций. Ведомственные архивы

Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нём в соответствии с установленными Правительством РФ сроками. В течение всего установленного срока хранения документов в архиве организации должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:

организацию учета документов архива организации;

обеспечение сохранности документов архива организации путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;

создание научно-справочного аппарата к документам архива организации;

организацию использования документов архива организации;

организацию передачи архивом организации документов Государственного архивного фонда на государственное хранение.

Основным документом, регламентирующим работу архива организации, являются Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов архива организации:

опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;

книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ;

акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом;

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.

Сохранность документов архива организации достигается прежде всего путем выполнения определенных требований к оборудованию архивохранилища, помещения которого должны быть отделены от рабочих комнат и защищены от доступа посторонних лиц. Двери должны быть дополнительно укреплены. На окна первого этажа архивохранилища устанавливаются решетки, которые открываются изнутри. На окнах должны быть или специальное остекление, или краска, или прочные шторы. В архивохранилище не должны проникать прямые солнечные лучи; светильники должны быть закрытого типа. Выключатели и предохранительные щиты должны быть вынесены из хранилища.

ТЕСТОВЫЕ ВОПРОСЫ:

1. На чистых листах (не на бланках) печатаются:

Документы, подготовленные совместно с другими организациями- прав. ответ

Документы, предназначенные для использования внутри аппарата учреждения- прав ответ

Приказы

1. Укажите номер правильного ответа

На кого возлагается ответственность за организацию делопроизводства?

1. секретаря

2. делопроизводственную службу

3. общий отдел

4. руководителя – правильный ответ

2. Укажите номер правильного ответа

1. во всех исходящих документах

2. в письмах

3. в письмах – ответах – правильный ответ

3. Укажите номер правильного ответа

Наименование вида документа – обязательный реквизит для:

1. деловых писем

2. для всех документов, кроме писем – правильный ответ

3. для всех документов

4. только для приказов и распоряжений

4. Укажите номер правильного ответа

Составляться комиссиями могут:

1. все виды документов

2. распоряжения и письма

3. акты – правильный ответ

4. приказы

5. Укажите номер правильного ответа

В случае отсутствия лица, подпись которого заготовлена на документе, допускается:

1. подписать документ другим лицом с предлогом «за»

2. подписать документ другим лицом, обязательно указав при этом фактическую должность лица, подписавшего документ – правильный ответ

3. подписать документ другим лицом, поставив при этом косую черту перед наименованием должности

6. Укажите номера правильных ответов

1. наверху по центру бланка – правильный ответ

2. в левом верхнем углу – правильный ответ

3. в правом верхнем углу

7. Дополните фразу:

……………. – это современная технология, компонентами которой является документированная информация, персонал, технические и программные средства, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

Помимо архивов, подведомственных Федеральному архивному агентству, в России существуют архивы, действующие на особых основаниях.

Архив внешней политики Российской империи (хранящий документы дипломатического ведомства до 1917 г., г. Москва) и Архив внешней политики Российской Федерации (хранящий документы МИД и его учреждений советского и постсоветского периода, г. Москва), образованные в 1946 г., подчинены Историко-дипломатическому департаменту МИД.

Первый из этих архивов хранит свыше 550 тыс. дел, второй - более 1 млн 300 тыс. дел.

Архив внешней политики Российской империи включает материалы Коллегии иностранных дел (1720-1832 гг.), центральных учреждений МИД Российской империи (1802-1917 гг.), заграничных учреждений внешнеполитического ведомства России (посольств, консульств, миссий и т.д.), различных временных учреждений МИД, комиссий, обществ, личные фонды российских дипломатов. Архив хранит также коллекции микрофильмированных документов из иностранных и российских архивов и микрофильмы трофейных архивов, возвращенных в разные годы советским правительством их законным владельцам. В 1995 г. впервые был издан путеводитель по этому архиву .

Архив внешней политики Российской Федерации хранит международные договорные акты, фонды центральных учреждений Народного комиссариата иностранных дел (НКИД), а затем МИД РСФСР и СССР, в том числе фонды секретариатов наркомов (министров), их заместителей, членов коллегии НКИД (МИД), фонды центральных учреждений (департаментов, референтур) по конкретным странам и группам государств, с которыми РСФСР и СССР поддерживали дипломатические и торговые отношения, фонды посольств, а также представительств при различных международных организациях (например, ООН ), фонды международных совещаний и конференций, включающие как документы советских (российских) делегаций, так и официальные документы этих конференций и совещаний, фонды личного происхождения.

Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО, г. Подольск Московской области) является одним из крупнейших архивохранилищ страны. Он был основан в 1936 г. как отдел архивов Народного комиссариата обороны СССР. Архив подчинен Архивной службе Вооруженных Сил Российской Федерации и относится к числу подразделений истории, культуры и воинского воспитания Министерства обороны. В 1992 г. был сформирован филиал ЦАМО в г. Пугачеве Саратовской области.

Архив содержит около 90 000 фондов, включающих 18 600 000 ед. хр.:

- материалы военных учреждений и соединений по истории Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., в том числе наградные документы (приказы о награждении и наградные листы), личные дела офицеров и генералов;
- картотеку потерь сержантского и рядового состава, картотеку находившихся в плену и освобожденных советскими войсками, картотеки персонального учета офицерского и генеральского состава, потерь офицерского и генеральского состава, военнопленных офицеров и генералов, погибших в плену; картотеку награжденных орденами и медалями на весь личный состав Красной Армии (включая рядовых и сержантов).

Значительная часть хранящихся в ЦАМО документов времен Великой Отечественной войны до сих пор не рассекречена.

Центральный военно-морской архив Министерства обороны РФ

(ЦВМА МО РФ, г. Гатчина Ленинградской области) хранит аналогичные материалы по советскому флоту за период Великой Отечественной войны.

Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны (г. Санкт-Петербург) содержит сведения о советских военнослужащих, находившихся во время войны на излечении в госпиталях и других военных медицинских учреждениях.

Российская Академия наук имеет собственную сеть архивов.

Архив РАН был основан еще в 1728 г., т.е. почти одновременно с образованием самой Академии. Его древнейшая часть находится в Санкт- Петербурге. Здесь хранятся документы академических учреждений, а также личные фонды видных ученых (в том числе и не являвшихся членами Академии наук) со второй четверти XVIII в. В 1936 г. в связи с перемещением многих академических учреждений в Москву было образовано отделение академического архива, в котором оказались сосредоточены материалы главным образом позднейшего периода - с середины 1930-х гг. После 1963 г. туда же было переведено управление архивом, а хранилище в Петербурге стало отделением. В настоящее время оно имеет статус Санкт- Петербургского филиала Архива РАН.

С 1933 по 1963 г. в серии «Трудов» этого архива было издано пять томов обозрений хранящихся в нем материалов. Обозрения включают краткие сведения по истории фондообразователей, о составе и объеме материалов. По личным фондам приводятся перечни основных корреспондентов. Все тома снабжены именными, предметными и географическими указателями. В первом томе опубликован очерк истории архива. Пятый том содержит полный список «Трудов» и «Указатель обозрений личных фондов и разрядов (коллекций), напечатанных в “Трудах” Архива АН СССР».

Кроме центрального архива, существуют архивы филиалов РАН, а также архивы центральных научно-исследовательских учреждений. К числу последних принадлежат, например, Рукописный отдел Института русской литературы (Пушкинского дома) и Архив Санкт-Петербургского института истории РАН. В основу этого архива легли три основных комплекса документов: собрание Археографической комиссии, учрежденной в 1837 г.; материалы Рукописного отдела Библиотеки Академии наук, переданные ему в 1931 - 1932 гг., и коллекция отечественных и западноевропейских источников, собранная Н. П. Лихачевым. Архив Института истории насчитывает несколько сотен тыс. ед. хр. документов местных учреждений России XVI-XIX вв. (Астраханской приказной палаты, Походной канцелярии кн. А. Д. Меншикова и др.), монастырей, архиерейских домов и церквей, поместно-вотчинных и личных фондов (в частности, гр. Воронцовых), а также ценнейших документов по истории западноевропейского феодализма.

Академические учреждения имеют «действующие» архивы, в которых временно хранятся материалы, образующиеся в процессе их деятельности, до сдачи в общеакадемические архивы.

Депозитарное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых утверждается Правительством РФ.

Наряду с уже упомянутыми МИД и Министерством обороны, это - МВД, Служба внешней разведки, ФСБ, Федеральная служба охраны Российской Федерации, Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, Федеральная служба исполнения наказаний, Федеральная миграционная служба, Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», ОАО «Роскартография», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных», Федеральное государственное унитарное научно-производственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд», Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм», Российская академия образования, Российская академия художеств, Российская академия архитектуры и строительных наук, а также присоединенные ныне к РАН Российская академия сельскохозяйственных наук и Российская академия медицинских наук.

Хранение документов, входящих по своему значению в АФ РФ, в ведомственных архивах министерств и федеральных службах, осуществляющих деятельность в области внешней политики, безопасности государства и охраны общественного порядка, осуществлялось, по понятным соображениям, и в советское время, но зачастую не было специально узаконено. В настоящее время оно конституировано Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 и Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 и дополнениями к нему.

Так называемые отраслевые фонды, также создававшиеся еще в советское время и сосредоточившие документы, содержащие, например, геологическую или гидрометеорологическую информацию, образованы с целью концентрации и эффективного использования документов, имеющих практическое значение для данной отрасли.

Отделы рукописей крупнейших библиотек и исторических музеев также являются хранителями архивных материалов. Как правило, в отделах рукописей хранятся личные фонды, собрания материалов и отдельные документы, поступившие от частных лиц. Материалы государственных учреждений представлены лишь сравнительно случайными документами. По объему хранимых материалов и их широкому тематическому диапазону выделяются отделы рукописей Российской государственной библиотеки (РГБ, г. Москва), Российской национальной библиотеки (РНБ, бывшая Государственная публичная библиотека, г. Санкт-Петербург),

Государственного исторического музея (ГИМ, г. Москва), а также Военно-исторического музея артиллерии , инженерных войск и войск связи (ранее - Артиллерийский исторический музей, г. Санкт-Петербург).

По фондам Отдела рукописей РГБ в 1948 г. издан путеводитель . Он состоит из кратких справок о фондообразователях и характеристик состава и содержания документов, а также указателя личных имен и названий. Сведения о позднейших ежегодных поступлениях материалов опубликованы в «Записках Отдела рукописей» . Ценным справочным пособием к материалам Отдела рукописей является «Указатель воспоминаний, дневников и путевых записок XVIII-XIX вв.» , снабженный указателями имен, географических названий, предметным и хронологическим. В 25-м выпуске «Записок Отдела рукописей» опубликована библиография всех его изданий за 1918-1953 гг. - указателей, каталогов, обзоров, описаний и т.п. Библиография снабжена указателем фондов, коллекций и собраний, сведения о которых содержатся в изданиях Отдела рукописей.

Общая характеристика документов, хранящихся в Отделе рукописей РНБ, содержится во многих изданиях, посвященных истории библиотеки. Специально обзору документов посвящены работы Н. Н. Розова и Л. А. Мандрыкиной . Сведения о ежегодных поступлениях новых материалов за 1852-1912 гг. публиковались в «Отчетах» библиотеки, а за последующие годы в «Кратких отчетах о новых поступлениях» в виде отдельных изданий или в составе «Сборников» и «Трудов» библиотеки. Отметим, в частности, «Краткий отчет Рукописного отдела за 1914-1938 гг.» и «Краткий отчет о новых поступлениях за 1939-1946 гг.». Отчеты включают краткие справки о фондообразователях и вновь поступивших материалах и снабжены указателями.

Государственным историческим музеем опубликованы путеводитель по фондам личного происхождения (с указателями) и первая часть общего справочника к материалам рукописного отдела (последнее издание состоит из ряда обзоров документов по темам и характеру источников).

Особенностью архива Артиллерийского исторического музея (образован в 1872 г.) является то, что его основу составляют материалы государственных учреждений, ведавших артиллерией русской армии, - Главного артиллерийского управления Военного министерства и его предшественников с XVII в. и, в основном, до Октябрьской революции. Среди них - документы не только военного и технического характера, но и содержащие данные о деятельности заводов артиллерийского ведомства, о революционном движении рабочих и др. В архиве хранятся также материалы Русского военно-исторического общества. Путеводитель по архиву содержит систематические обзоры фондов и коллекций; он снабжен предметно-тематическим, географическим и именным указателями.

Архив внешней политики Российской империи: путеводитель. М., 1995. Записки Отдела рукописей [ГБЛ] (Записки OP). Т. 1-50. М., 1938-1995.

Для временного хранения документов государственной части архивного фонда министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы.

Ведомственный архив - архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы либо являющейся структурным подразделением организации Ваганов, Ф.М. Основные правила работы ведомственных архивов / Ф.М. Ваганов, В.А. Ильичева // http:// www.consultant.ru/online/base/.

Ведомственный архив - понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждения. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдение правил, устанавливаемых Федеральным архивным агентством (далее Росархив).

Ведомственные архивы подразделяются на 5 видов Ваганов, Ф.М. Основные правила работы ведомственных архивов / Ф.М. Ваганов, В.А. Ильичева // http:// www.consultant.ru/online/base/:

Центральный отраслевой архив министерства, ведомства хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения;

Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения (министерство, отраслевой НИИ и др.);

Объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности (лечебные и хозяйственные организации);

Объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем (создается часто в районах для хранения документов);

Архив учреждения, организации, предприятия хранит документы только одной организации (самый массовый вид ведомственного архива).

В настоящее время существует 11 ведомственных архивов федерального уровня:

Важнейшие архивы «силовых» ведомств Российской Федерации:

§ Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО).

§ Центральный музей Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. на Поклонной горе.

§ Архив военно-медицинских документов при Военно-медицинском музее Министерства обороны Российской Федерации.

§ Центральный военно-морской архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦВМА).

§ Филиал Центрального военно-морского архива Министерства обороны Российской Федерации.

§ Центральный пограничный архив Федеральной службы безопасности России (ЦПА ФСБ России).

§ Центральный архив Федеральной службы безопасности России (ЦА ФСБ).

§ Главный информационный центр МВД России (ГИЦ МВД).

§ Центральный архив внутренних войск МВД России (ЦАВВ).

§ Архивы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) в субъектах Российской Федерации.

§ Архивы железных дорог (по региональным управлениям железных дорог).

В настоящее время насчитывается около 30 ведомственных архивов регионального уровня.

Основными функциями ведомственного архива являются Ваганов, Ф.М. Основные правила работы ведомственных архивов / Ф.М. Ваганов, В.А. Ильичева //http:// www.consultant.ru/online/base/:

1. Принимает на хранение в соответствии с порядком, установленным настоящих Правил, документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы может принимать и хранить до передачи на государственное хранение документы личного происхождения.

В целях обеспечения порядка комплектования и учета документов центральный (центральный отраслевой) и объединенный ведомственный или межведомственный архивы составляют и ведут списки организаций - источников комплектования. Список, одобренный центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации и согласованный с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, утверждается руководителем организации.

2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов.

3. Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов.

4. Составляет научно-справочный аппарат (НСА) к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив.

5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе ЦЭК (ЭК) организации; оказывает методическую помощь в проведении в делопроизводстве организации экспертизы ценности документов.

6. Подготавливает и, в установленном настоящими Правилами порядке, передает на государственное хранение документы ГАФ РФ и страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ РФ. В этих целях:

Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив.

7. Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ РФ формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

8. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве:

Информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива, по поручению руководства организации осуществляет выявление документов;

Выдает в установленном порядке документы или копии документов заинтересованным организациям во временное пользование, а также для работы исследователям в читальном зале;

Исполняет запросы организаций и заявления граждан РФ по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

9. Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации (центральный, центральный отраслевой, объединенный ведомственный или междуведомственный архивы осуществляют также проверки в организациях источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях).

10. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

11. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный, (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

12. Центральный (центральный отраслевой) архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли (системы); вносит предложения руководству министерства (ведомства) о совершенствовании архивного дела и делопроизводства в отрасли (системе).

13. Ведомственному архиву для выполнения его функций предоставляется право:

Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Все эти особенности в функциях должны быть отражены в индивидуальном положении о конкретном архиве, которое утверждает руководитель организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы.

Работа ведомственного архива организуется в соответствии с положением об архиве: источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Главными задачами ведомственного архива являются:

Комплектование архива документами;

Обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

Осуществления методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве.

Таким образом, ведомственное хранение документов: хранение документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

В процессе деятельности учреждения получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел Кирсанова, М.В. Современное делопроизводства / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2003. - С. 184..

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти целесообразно предусмотреть, что:

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о федеральном органе исполнительной власти, регламента федерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти;

В федеральном органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел;

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти;

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти оказывают архив федерального органа исполнительной власти и Центральная экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти;

Один раз в 5 лет номенклатура дел федерального органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

В случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива;

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве федерального органа исполнительной власти, 4-й - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 // [документ опубликован не был]..

В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти предусматривается: порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, составление заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству содержится информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в федеральном органе исполнительной власти для определения сроков хранения документов. Федеральные органы исполнительной власти согласно подпункта б пункта 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти: постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060. разрабатывают и утверждают по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Принцип формирования дел (централизованное - в Службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

Место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнительной власти);

Методическую функцию архива федерального органа исполнительной власти, а при необходимости - и соответствующего федерального архива в вопросах формирования дел;

Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается федеральным органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней);

Работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

Работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

Условия хранения дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

Порядок учета дел;

Порядок выдачи дел во временное пользование;

Порядок изъятия документов из дела;

Подразделения (Служба делопроизводства, архив федерального органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти: постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060..

В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти и на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения;

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива;

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли;

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти;

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению;

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела федерального органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти;

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия:

В архив федерального органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу;

Передача документов в архив федерального органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел;

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства;

Прием дел производится работником архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела);

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы) Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти: постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060..

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

Экспертизу ценности документов;

Оформление дел;

Составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

Составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов - одно из основных направлений архивоведения в современный период.

Экспертиза ценности документов это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М. : 1998. - С. 5..

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения срок хранения документов и отбора их на государственное хранение Алексеева, Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. - М. : Академия, 2009. - С. 87..

Задачи экспертизы ценности документов:

1. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

2. Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

Для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

Для временного хранения.

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

4. Отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

Вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

Однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

Лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

Дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

Дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

В соответствии с положением основными задачами ЦЭПК являются:

Определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Российской Федерации, состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;

Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации;

Рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов;

Осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий федеральных органов государственной власти, организаций».

В уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК).

ЭПК создана, и действует в Архивном отделе Тверской области. Заседания комиссии проводятся, как правило, один раз в месяц. На заседаниях рассматриваются годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, положения об архивах, положения об экспертных комиссиях, инструкции по ведению делопроизводства учреждений и другие вопросы.

В учреждениях, организациях и на предприятиях должны создаваться экспертные комиссии (ЭК). Положение об ЭК разрабатывается на основании примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 Об утверждении положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия: приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 // [документ опубликован не был].. ЭК создается приказом руководителя учреждения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты (не менее 3-5 человек). Обычно в состав ЭК входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения, специалисты основного профиля деятельности учреждения, экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК может входить и представитель архивного учреждения для контроля и оказания методической помощи в работе ЭК.

Задачами экспертной комиссии являются Основные правила работы архивов организаций. - М. : Росархив, 2002. - С. 5.:

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;

Организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Основными функциями экспертных комиссий являются:

Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;

Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел;

Дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения, описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

Рассматривает, принимает решения об одобрении и, представляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения - сводную номенклатуру дел учреждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения; рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, о отметкой ЭПК, документов до 1945 года включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же основных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций.

Росархив, как высшая архивная инстанция, организует экспертизу научной и практической ценности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. - М. : Академия, 2009. - С. 101..

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

Протоколы их заседаний;

Описи дел постоянного хранения;

Описи дел временного хранения;

Акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов - систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения.

Таким образом, ведомственные архивы являются важной частью архивной системы, поскольку хранят документы, содержащие социально-значимую информацию действующих учреждений, организаций и предприятий. По истечении временного срока хранения эти документы поступают на государственное или муниципальное хранение. Важным этапом для передачи на постоянное хранение является экспертиза ценности документов, осуществляемая экспертными комиссиями.

В заключении главы следует отметить, что архивное дело, как деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов обеспечивает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства.

Архивная система Российской Федерации состоит из сети архивных учреждений и архивного законодательства, которое призвано обеспечить целостность и безопасность архивов являющихся, по сути, частью культурного наследия нации.

Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значении, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Ведомственные архивы являются важной частью архивной системы, поскольку хранят документы, содержащие социально-значимую информацию действующих учреждений, организаций и предприятий. По истечении временного срока хранения эти документы поступают на государственное или муниципальное хранение. Важным этапом для передачи на постоянное хранение является экспертиза ценности документов, осуществляемая экспертными комиссиями.

Документационное обеспечение управления, вопросы организации системы архивного хранения документов в Российской Федерации регламентируются действующими нормативно-правовыми и методическими документами, важнейшими из которых являются Конституция РФ, Федеральные законы, Типовые инструкции и регламенты, ГОСТы.

Ведомственное хранение Государственное хранение

Рисунок 10. Схема «Организация комплектования государственных архивов машиночитаемыми документами. Вариант 3.»

Рисунок 14. Использование единого архивного формата при комплектовании государственного архива ДМН.

Рисунок 16. АИПС «Нормативно-методическая база архивной отрасли». СD-ROM. Screen shot.

Рисунок 17. Карта портала Федеральной архивной службы «Архивы России» (www.rusarchives.ru ). Screen shot.

Рисунок 18. Раздел «Фонд» программного комплекса «Архивный фонд». Первый экран предназначен для ввода основных сведений о фонде. Screen shot.

Рисунок 19. Раздел «Опись» программного комплекса «Архивный фонд» предназначен для ввода данных об описях фонда. Screen shot.

Рисунок 20. Главное меню режима «Администратора» программы «Архивный фонд». Симпатичный администратор осуществляет создание паспорта архива, ведение рубрикатора, уничтожение данных, управляет доступом.

Рисунок 21. Карточка фонда программы «Учет архивного фонда» АО Инсофт. Screen shot.

Рисунок 22. Карточка описи программы «Учет архивного фонда» АО Инсофт. Screen shot.

Рисунок 23. Карточка описания единицы хранения программы «Учет архивного фонда» АО Инсофт. Screen shot.

Рисунок 24. Создание учетных документов в программе «Учет архивного фонда» АО «Инсофт». Screen shot.

Рисунок 25. Главное меню режима администратора программы «Фондовый каталог». С него начинается работа с програмой – ввод даных, созданных программой «Архивный фонд». Screen shot.

Рис 26. Обновление данных в программе «Фондовый каталог».

Рисунок 27.

Рисунок 28.

Рисунок 29. Запись оцифрованных документов на CD-ROM. Фото.

Создание массива электронных образов экспонатов в Государственном Русском музее путем сканирования. Проект концерна «Электронный архив». Фото.

Рисунок 31. Электронная опись в интернете: БД по фонду Войскового хозяйственного правления Сибирского казачьего войска в ГА Омской области (ttp://www.ic.omskreg.ru/~archive/cgi-bin/arc.cgi). Screen shot.

Рисунок 32. Указатель к метрическим книгам в ЦГА Республики Татарстан в интернете (www.archive.gov.tatarstan.ru/home/_metbooks/ ). Screen shot.

Рисунок 33. Тематический каталог «Документы по истории войны 1812 г.» в РГВИА. Screen shot.

Рисунок 34. Именной межфондовый указатель в ГА Омской области. Screen shot.

Рисунок 35. Фотокаталог ЦГА КФФД. Screen shot.

Рисунок 36. Электронный каталог документальных фильмов РГА КФД в инернете ( http://rgakfd.ru). Screen shot.

Раздел о механизации и автоматизации архивного дела был включен в учебник 1966 г.: Теория и практика архивного дела в СССР. Учебник. М., 1966. С. 310-372.

Гельман-Виноградов К. Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1 Области применения. Классификация. М., 1980. Вы п.2. Проблемы использования в исторических исследованиях. М.,1982

Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах: Метод. пособие / Ред. О.А. Михайлов, сост. Б.А. Армадерова и др. М., 1985; Совершенствование АИПС на тематические комплексы архивных документов. М.,1987.

Автоматизированные системы в архивном деле. (Реставрация и консервация документов с помощью АИПС). Документальные АИПС/ Отв. ред. О.А.Михайлов. М., 1985. 72 с.; Системы автоматизированного поиска и электронной реставрации архивных документов. М.:НИЦ КД СССР, 1989. 58 с

Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. Изд. 1-е. М.: Диалог-МГУ, 2000. Он же. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности, использования. Аналитический обор зарубежного и отечественного опыта. /Росархив, РОИА, РГА НТД. 2-е изд., доп. М.,2000. 325 с.; Он же. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности, использования. Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта. /Росархив, РОИА, РГА НТД. 3-е изд., доп. М.,2002. Кн. 1,2.

Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2001.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Архивоведение. Учебник. М. :Профобриздат, 2002. С.244-263.

В нашем курсе основное внимание уделено технологиям работы с документами на традиционных носителях, хотя опыт работы технотронных архивов также рассматривается в связи с тем, что принципы создания баз данных по технотронным и традиционным документам во многом схожи.

Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1. Области применения. Классификация. М.:МГИАИ, 1980. С.11.

Там же. С. 19.

Подробно системы индексации рассмотрены в работах К.Б.Гельмана-Виноградова (Индексация классификационных схем каталогов документальных материалов//Вопросы архивоведения. 1960 № 8. С.19-29); Петровской И.Ф. (Классификатор предметно-тематических материалов//Там же.1959. № 1. С. 56-80); К.И. Рудельсон (Каталоги документальных материалов в архивах СССР. М.,1958).

Воробьев Г.Г. Информационно-поисковые системы: современное состояние и перспективы развития//Советские архивы. 1975. № 5. С. 16-25.

Романов Е.С. Чукова О.С. Некоторые вопросы методики разработки ИПС на базе вычислительных перфорационных машин // Советские архивы. 1972. № 1. С.63-72..

Классификация документов по этому признаку была предложена В.П.Черениным (Черенин В.П. Некоторые проблемы документации и механизация информационных поисков. М.:МНИ, 1955.)

Богатов Б.Н. О каталогизации документальных материалов в государственных архивах//Вопросы архивоведения. 1959. № 4. С. 33.

Теория и практика архивного дела в СССР. М.,1966. С.340.

Раков Б.М. К вопросу о механизации научно-справочной и информационной работы архивов // Вопросы архивоведения. 1959. № 3. С.32-33.

Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып.1. М., 1980. С.23-27.

Николаев А.Д. К вопросу о механизации учета документов. (Из опыта работы научно-исследовательского Института Аэроклиматологии) //Вопросы архивоведения. 1959. № 2.

Николаев А.Д. Новые виды документации и использование техники в целях информации//Вопросы архивоведения. 1960. № 8. С.56.

Теория и практика архивного дела в СССР. М.,1966. С.347.

Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1. С.30-31.

Информационно-поисковые системы по документам учреждений // Советские архивы. 1984. N 3. С.65-69; Воробьев Г.Г. Информационно-поисковые системы: современное состояние и перспективы развития // Советские архивы. 1975. N5. С.16-25; Гаскин Д.И., Шапошникова А.С., Михайлова В.Г. Информационное и лингвистическое обеспечение АИПС на комплекс документов «Архитектура и градостроительство»// Советские архивы. 1984. N4. С.23-28; Долгих Ф.И., Михайлов О.А. ЭВМ в государственных архивах СССР // Журнал ЮНЕСКО по информатике, библиотечному делу и архивоведению. 1983. Т.5. N4. С.255; Воробьев Г.Г. Задачи кибернетики в области архивной документации // Вопросы архивоведения. 1963. N 4; Он же. Архивы и поиск научной информации //Вопросы архивоведения. 1964. N 4; Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляревский Р.С. Основы информатики. М.,1968; Они же. Информатика - новое название теории научной информации//Научно-техническая информация. 1966. N 12.

Тимошук Л.А. Информационные носители, их характеристики и области применения. М.,1967.; Майоров Ф.В. Кодирование экономической информации и машиночитаемые документы. М.:Экономика, 1973.

Чирченко О.Н., Штродах. Е.А. Основные формы машино-воспринимаемых документов. М.,1972.

Гельман-Виноградов К.Б., Хромченко Л.Г. Кибернетика и историческая наука//Труды МГИАИ. Т. 25. М., 1967. С. 28-33. Второй выпуск учебного пособия К.Б.Гельмана-Виноградова «Машиночитаемые документы в СССР» (М.,1982) был посвящен математическим методам в исторических исследованиях, позволяющим проводить анализ машиночитаемых версий исторических источников – методов суммирования, корреляционного и регрессионного анализа, контент-анализа.

Первый опыт применения АИПС в архивах и основ их построения достаточно полно освещен в работах архивоведов этого периода. См., например: Хромченко Л.Г. Роль методов и средств научно-технической информации в организации информационной деятельности архивов СССР// Прикладная документалистика. М., 1968. С. 95-100; Она же. История развития НТИ в СССР и научно-информационная деятельность государственных архивов. Автореф. дисс. на соиск. уч. степ. к.и. н. М., 1967; Автократова М.И., Назин И.С., Рудельсон К.И., Смоктунович Л.Л. О создании единой системы научно-справочного аппарата архивов СССР // Вопросы архивоведения. 1965. N 1. С. 3-15; Дударенко М.Л. Перфокаталогизация архивных документов и использование счетно-перфорационной техники для выдачи информации (Из опыта работы архива Министерства обороны СССР) // Вопросы архивоведения. 1963. N2. С.86-91; Он же. К вопросу о механизации информационной работы архивов //Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. М,1965. Т. 1. С. 517-533; Гельман-Виноградов К.Б., Рудельсон К.И. Некоторые проблемы механизации информационных поисков (на примере архивных фондов СССР) //НТИ. 1962. N8. С.21-27 и др.

Теория и практика архивного дела в СССР. Учебник. М., 1966. С. 310-372.

Филенко Е.Н. Внедрение электронно-вычислительной техники в систему управления (История вопроса)// Секретарское дело. 2003. № 6. С.30.

Филенко Е.Н. Внедрение электронно-вычислительной техники в систему управления (История вопроса)// Секретарское дело. 2003. № 6. С.29.

Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга,2002. С.166.

Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. М.1980. Вып. 1. С.46.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998. С.21.

См., например: Михальчук А.М. Диалоговая система контроля исполнения документов в Минэлектротехпроме СССР// Советские архивы. 1982. № 6. С.52-54.

Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга,2002. С.165.

По данным А.Соковой в Канаде за 1970-е годы объем документооборота возрос в два раза, в США ежегодный прирост составлял 72 млрд. документов (Сокова А.Н. Пути сокращения документооборота// Советские архивы. 1983. № 5. С. 3-10.)

Машинограмма – документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники и оформленный в установленном порядке.

К.Б. Гельман-Виноградов приводит следующие данные - к концу 1970-х годов в мире насчитывалось около 300 реферативных журналов, которые подготавливались с помощью ЭВМ и выпускались на магнитных лентах. (Гельман-Виноградов К.Б. Указ. соч. Вып. 1. С.39).

Илизаров Б.С. Отраслевая система научно-технической информации по документоведению и архивному делу//Советские архивы. 1981. № 3. С.21.

Банасюкевич В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э.А. На пути к созданию автоматизированной информационной службы//Отечественные архивы. 1999. № 2. С.27-32.

Комиссия по применению математических методов и ЭВМ в исторических исследованиях издавала информационные бюллетени и тематические сборники: Математические методы в исторических исследованиях. М.,1972; Математические методы в социально-экономических и археологических исследованиях. М.,1981; Количественные методы в советской и американской историографии. М.,1983; Математические методы и ЭВМ в исторических исследованиях. М.,1985. См. также: Ковальченко И.Д. Методы исторического исследования. М., 1987; Ковальченко И.Д., Бородкин Л.И. Современные методы изучения исторических источников с использованием ЭВМ. М.,1987.

Положение о Государственном архивном фонде СССР. Утверждено постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274. //Советские архивы. 1980. № 4. С.6.

Методические рекомендации по организации документов на вычислительных центрах//Унифицированная система организационно-распорядительных документации, используемой в автоматизированных системах управления и в условиях традиционных методов управления. М.,1976. С.201-214; Перечень документов, образующихся в деятельности вычислительных центров, с указанием сроков их хранения на ВЦ //Там же. С. 215-232.

Цаплин В. В. Организация хранения документов в ВЦ// Разработка УСОРД, пригодной для использования в автоматизированных системах управления. (По материалам совещания соразработчиков в Риге 27-29 марта 1973 г.). М., 1973.С. 79-81; Мирошниченко А. В. О классификации и экспертизе ценности документов АСУ// Советские архивы. 1979. № 6. С. 53; Гельман-Виноградов К. Б. Матричные носители информации как исторический источник// Источниковедение отечественной истории. 1975. М., 1976. С- 41-57; Он же. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1 Области применения. Классификация. М., 1980; Вып. 2. Проблемы использования в исторических исследованиях. М.,1982; Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов// Советские архивы. 1981. № 3. С. 14-20; Они же. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов//Советские архивы. 1985. № 3. С. 3-11; Черешня А. Т. Об источниковедческом изучении плановых документов на машинных носителях//В кн.: Источниковедение и историография. Специальные исторические дисциплины. Сб. статей. М., 1980; Он же. Об отборе на государственное хранение документов плановых органов// Советские архивы. 1982. № 4 ; Черешня А.Т. Научно-историческая ценность машиночитаемых документов//Советские архивы. 1983. № 5; Виноградов В. М., Гельман-Виноградов К. Б., Черешня А. Г. Машиночитаемые документы (некоторые аспекты источниковедческого анализа и формирования архивных комплексов)// История СССР. 1984. № 4.

Такой точки зрения придерживались О.Н. Чирченко и Е.А. Штродах.

Временные общеотраслевые руководящие правила о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемыми средствами вычислительной техники.//Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1981. № 9. С.3-9.

Гельман-Виноградов К.Б. О научно-исторической ценности машиночитаемых документов//Советские архивы. 1983. № 5. С.11.

Там же. С.14.

Положение о порядке отбора, приема на архивное хранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники. М.,1983; Комплектование центральных государственных архивов СССР документами отраслевых автоматизированных систем управления. Методические рекомендации. М.,1985; Примерный перечень задач, решаемых ОАСУ промышленного профиля с указанием сроков хранения по задачам. М.,1985.

Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов// Советские архивы. 1985. № 3. С. 6

Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники/ РНИЦ КД; ВНИИДАД. М.,1995.

Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов// Советские архивы. 1985. № 3. С. 9

Перечни основных задач, решаемых АСУ, планировалось обязательно утверждать в государственном архиве.

Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов// Советские архивы. 1981. № 3. С. 17.

Имеется в виду отбор на хранение МЧД по задаче, которая выполняет основную функцию рассматриваемого комплекса задач и занимает в нем наиболее важное место.

Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов// Советские архивы. 1985. № 3. С. 6.

ГОСТ 6.10.4-84.Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники. Основные положения.

Например, магнитные ленты отечественного производства начала 1980-х годов имели срок хранения до 15 лет.

РД 50 524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. М., 1985.

Палли Х.Э. ЭВМ и новые возможности хранения исторической информации//Источниковедение отечественной истории. 1976. М.,1977. С.194.

Славова-Петкова С. Современное состояние и тенденции развития системы НСА к архивным документам//Советские архивы. 1988. № 1. С.99.

Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах: Метод. пособие / Ред. О.А.Михайлов, сост.Б.А.Армадерова и др. М., 1985. С 18-19.

Интересен опыт Центрального партийного архива Болгарии. Там автоматизированный НСА (описи на магнитных носителях) создавался на стадии временного хранения, в так называемом текущем архиве ЦК БКП (где документы хранились в течении 10 лет). В Центральный партийный архив сдавались описи на бумаге и – параллельно – на магнитном носителе, для пополнения банка данных «Описи». Таким образом, ЦПА не создавал описи заново, что значительно экономило трудозатраты. (Славова-Теткова С. Создание и ведение каталогов с помощью ЭВТ//Советские архивы. 1990. № 3. С. 86).

Михайлов О.А. Шапошников А.С. Автоматизированные системы поиска информации по документам государственных архивов//Советские архивы. 1982. № 4. С. 28.

В разных источниках приводятся разные сведения об объеме базы данных. Так, в статье О.А.Михайлова и А.С.Шапошникова указано, что поисковая система включала 130 тыс. документов, хранящихся в 100 архивах. Из них 22 тыс. опубликованных (Михайлов О.А. Шапошников А.С. Автоматизированные системы поиска информации по документам государственных архивов//Советские архивы. 1982. № 4. С. 28.)

Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах: Метод. пособие / Ред. О.А.Михайлов, сост.Б.А.Армадерова и др. М., 1985. С. 16-17.

Там же. С 93, 101.

Объем базы данных - 110 тыс. документов, хранящихся в семи архивах-соисполнителях. (Михайлов О.А. Шапошников А.С. Автоматизированные системы поиска информации по документам государственных архивов//Советские архивы. 1982. № 4. С. 28.)

История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов:Тезаурус. Методические указания / ГАУ СССР; ЦГИА СССР; НИЦ ТД СССР. М., 1985.

Раскин Д.И. Шапошников А.С., Михайлова В.Г. Информационное и лингвистическое обеспечение АИПС на комплекс документов «Архитектура и градостроительство» //Советские архивы.1984. № 4. С.24.

Ефименко Р.Н., Кузеленков В.Н. АСНТИ по документам ГАФ СССР: порядок исполнения запросов//Советские архивы. 1987. № 2. С. 82-85.

Ефименко Р.Н., Кузеленков В.Н. АСНТИ по документам ГАФ СССР: учет и хранение машинограмм //Советские архивы. 1988. № 2. С.94.

Информационно-поисковый тезаурус по документам ГАФ СССР. Советский период / Главархив СССР; ВНИИДАД. М., 1982. 454 с.;То же. Дореволюционный период. М., 1981. 144 с.; История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов:Тезаурус. Методические указания / ГАУ СССР; ЦГИА СССР; НИЦ ТД СССР. М., 1985; Тезаурус информационно-поисковый по документам государственных архивов СССР (Советский период) / ВНИИДАД. Исполнитель И.В. Безбородова, Р.Н.Ефименко, О.А.Иванькова и др. М., 1986. 358 с.

Системы автоматизированного поиска и электронной реставрации архивных документов. М.:НИЦ КД СССР, 1989. 58 с.

Медведева Г.А, Красикова В.Ф. Научное описание архивных кинофотодокументов для подготовки научно-справочного аппарата автоматизированным способом//Совершенствование АИПС на тематические комплексы архивных документов. М.,1987. С.3-12.

Медведева Г.А. Головкина Т.А. Описание и индексирование звукозаписей в процессе создания АИПС на документы ГАФ СССР//Советские архивы. 1986. № 6. С. 48-50.

Автоматизированные системы в архивном деле. М., 1985. С. 46.

Михайлов О.А., Малышев М.И., Поспелов В.В. Основные проектные решения по разработке автоматизированной системы обработки изображений АСОИз НИЦ ТД СССР//Автоматизированные системы в архивном деле. (Реставрация и консервация документов с применением ЭВМ. Документальные АИПС) Сборник научных трудов. М.: Изд. НИЦ ТД, 1985. С.11.

Поскольку в американском архивоведении не руководствуются при классификации документов принципом происхождения, классификационной единицей служит архивная группа (аналог фонда или коллекции), которая разделяется части – серии по функциональному или тематическому принципу.

Берк Ф.Г. Национальный архив и управление документацией в США//Советские архивы. 1988. № 3. С. 99.

По сведениям Тихонова В.И. и Юшина И.Ф. уже в середине 1980-х годов в Западной Европе и США от 50 до 80% правительственной документации первоначально создавалось в машиночитаемом виде (Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы//Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 39.)

К 1970-му г. после двух лет работы отдел NARSа насчитывал 5 млн. томов МЛ, 2 тысячи файлов. (Даниленко И.И. Танонин В.А. О работе с машиночитаемыми документами в зарубежных архивах//Советские архивы. 1984. № 2. С.75.).

Таблица составлена на основе данных учебного пособия И.М. Гарсковой «Базы и банки данных в исторических исследованиях» (М.,1994. С.17-19.)

Бородкин Л.И. Архивы МЧД на географической карте//Информационный бюллетень Комиссии по применению математических методов и ЭВМ в исторических исследованиях при отделении истории РАН. 1992. № 6.

Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов// Советские архивы. 1981. № 3. С. 18.

Киселев И.Н., Шапошников А.С. Работа с машиночитаемыми документами в архивах Дании//Отечественные архивы. 1995. № 3. С.115.

В Англии – от 19 до 1900 фунтов стерлингов, в США - от 400 до 600 долларов. (Даниленко И.И. Танонин В.А. О работе с машиночитаемыми документами в зарубежных архивах//Советские архивы. 1984. № 2. С.75.)

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы//Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 46.

Даниленко И.Н.Танонин В.А. О работе с машиночитаемыми документами в зарубежных архивах//Советские архивы. 1984. № 2.

APDA: Archives and Automatisaton.

Киселев И.Н. Информационные технологии в архивном деле (По материалам XII конгресса Международного совета архивов)// Информационный бюллетень ассоциации "История и компьютер".М.,1997. N 20. С. 71-85.

Ныне сведения о разрабатываемых архивами базах данных публикуются на сайте «Архивы России», в журналах «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», информационном бюллетене ассоциации «История и компьютер», периодике региональных органов управления архивным делом и зональных научно-методических советов.

Банасюкевич В.Д. Информатизация общества и государственная архивная служба// Советские архивы. 1990. № 1. С.83.

См. подробнее лекцию 3.

Регистрация осуществляется, например, НТЦ «Информрегистр», который выпускает каталог «Базы данных России». Московские организации обязаны регистрировать базы данных, созданные на бюджетные деньги, в реестре информационных ресурсов и систем Москвы.

Гарскова И.М. Базы и банки данных в исторических исследованиях. М.,1994. С.33.

Ограничения доступа к такого рода информации определены основами законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах», законом «О государственной тайне» и другими.

Www.rusarchives.ru/lows/fz.shtml

Там же. В свете широкой ко мпьютеризации ведения записей актов гражданского ссотояния интересно, что по новому закону срок хранения этой категории документво в организациях - 100 лет.

Киселев И.Н. Информатизация архивного дела // Вестник архивиста. 1996. № 1. С.60.

Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста.1996. N 1. С. 69.

В 2002 г. тематические информационно-поисковые базы данных были созданы в 65 % архивов 35 субъектов РФ (Информационный бюллетень /Федеральная архивная служба. 2003. № 37. С. 51.)

По словам И.Н. Киселева, стоимость реализации программы составляла около 100 млрд. руб. (в ценах 1996 г.), из них львиную долю (80,5 млрд. руб.) намечалось получить из федерального бюджета, 15,6 млрд. руб. - из бюджетов субъектов федерации, 11,9 млрд. руб. - из внебюджетных средств. Однако, поскольку поступление средств из бюджета не было гарантировано, и при выполнении программы пришлось выбирать приоритеты (Вестник архивиста. 1996. № 6. С. 55.)

Первоначально планировалось выделить положения об электронных документах в отдельный раздел (Ларин М.В. Создаются новые правила работы государственных архивов //Отечественные архивы.1997. N 2. С.7), но впоследствии они были включены в общие разделы наравне с научно-технической и аудиовизуальной документацией. Это свидетельствует о том, что архивоведение электронных документов все сильнее интегрируется в традиционное архивоведение.

Аналогичные разделы имеются и в Основных правилах работы архивов организаций. (Основные правила работы архивов организаций /Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М,2003. С. 9 (п.2.1.4), С. 58. (п.6.6), С.67-69 (п.7.7).)

Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив. ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. 165-167 (п. 7.1, 7.2).

Справка отдела организации НИР и внедрения ААТ Росархива о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. (Сайт «Архивы России». www.rusarchives.ru)

Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2003. № 37. С. 51. Согласно данным сайта «Архивы России» ввод данных в 2002 г. осуществляли 12 федеральных архивов, 96 архивов субъектов РФ, 325 муниципальных архивов в 54 субъектах РФ.

Т а м же. С.51.

Губайдуллин Р.М. Автоматизированные технологии в региональных архивах. Центр документации новейшей истории Удмурдской республики//Отечественные архивы. 2003. № 1. С.27.

Официальная презентация общероссийского архивного сайта «Архивы России» состоялась 25 мая 2001 г. в РГА НТД. Сайт был зарегистрирован в каталогах ЮНЕСКО и Европейской архивной сети. В 2002 году сайт посещали 280-320 российских и зарубежных исследователей ежедневно. (Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.33.)

К 2001 г. число сайтов архивных учреждений составило 30 в 24 субъектах РФ. Архивный сайт Удмурдской республики зарегистрирован в каталоге ЮНЕСКО. Сайт РГА НТД зарегистрирован в Министерстве печати РФ. (Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.32.)

Хотя в отдельных архивах проводились экспериментальные работы в этом направлении – так, в 2000 г. РГА КФД получил грант ЮНЕСКО на работы по оцифрованию фотонегативов.

См., например: Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования управления при переходе на электронные технологии. Материалы VIII международной научно- практической конференции. М.,2002; Вестник архивиста. 2002. № 1.; Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. Доклады и сообщения на IX международной научно-практической конференции 5-6 декабря 2002. М.,2003.

Материалы конференции «Электронные документы и архивы; теория и практика» 8-9 апреля. 1997 г., Москва.//ВНИИДАД. ОЦНТИ. СИФ. № 10200.

Безопасность архивов и архивных фондов. Доклады и сообщения на Всесоюзной научно-практической конференции. 30 ноября - 1 декабря 1999 г. М.,2000.

Всероссийская научно-практическая конференция «Информационные технологии в архивном деле» 14-15 декабря 2001 г.//Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба. 2001. № 30-31. С.146-151.

Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М., 2002.

Помимо баз данных, названных в программе информатизации архивного дела, планировалось создать БД по материально-техническому обеспечению архивной отрасли, а также базы данных о местах захоронения военнопленных периода второй мировой войны (по документам ГАРФ, РГВА, ЦХИДК). (Федеральная целевая программа «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ». Утверждена Правительством 19 июня 1996 г. Подпрограмма «Развитие архивного дела». СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 9863.)

Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба РФ. 1999. № 23. С.33.

Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба РФ. 2000. № 26.

Перечень работ по реализации подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)» на 2003 и 2004 год. Приложение к приказу Росархива (www.rusarchives.ru). Работа по программе продолжается и после реорганизации управления архивным делом, однако участникам программы необходимо заключить дополнительное соглашение.

В данном разделе предусмотрены работы по оснащению архивов компьютерным оборудованием и лицензионным программным обеспечением; дополнительному оснащению средствами телекоммуникаций и компьютерной техникой с повышенным объемом памяти с целью поэтапного ввода автоматизированной системы централизованного государственного учета документов АФ РФ; созданию и ведению сайтов архивных учреждений и сайта «Архивы России», разработке тематических БД в архивах.

В других разделах программы предусмотрены работы по ведению «Книг памяти», созданию баз данных по техническому оснащению архивов и по составу и срокам хранения документов; научно-исследовательская работа по проблемам публикации и защиты документов в электронном виде, нормативному регулированию электронного документооборота, экспертизе ценности электронных документов федеральных органов власти, экспериментальной разработке автоматизированных систем учета и движения документов ГА РФ и РГАЭ.

Текст программы см.: http://www.e-russia.ru/program/

Под «электронным правительством» имеются в виду не разрозненные сайты администрации Президента РФ, Государственной Думы, Совета Федерации, Правительства, федеральных министерств, которые имеются сейчас в сети, а портал, который с помощью перекрестных ссылок и специальных сервисных модулей объединял бы в единое целое ресурсы всех ведомств и ресурсы органов федерального, регионального, муниципального уровня. Кроме того, концепция «электронного правительства» должна предусматривать «обратную связь» с гражданами, то есть механизм оценки эффективности деятельности органов власти с помощью электронных технологий.

Гурвич В. План ГОЭЛРО. Но электронный// Российская газета. 2002. № 121.

Http://www.e-rus.org/articles/text_programm_1.shtml

Росту безбумажного документооборота должно предшествовать правовое урегулирование вопросов юридической силы ЭД, для чего помимо закона «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) разработаны законопроекты «Об электронном документе», «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

Использование электронной цифровой подписи в этой сфере регламентируется законом «Об электронной торговле» (2002 г.).

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы?//Отечественные архивы. 2002. № 5. С.5-19.

Электронная Россия. Специальный проект Национальной информационной службы "Страна.Ru". М., 2001.http://www.e-russia.ru/program/

Положение о Федеральном архивном агентстве. Утверждено постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290. //www.rusarchives.ru/branch/rosarchive/poloj_faa.shtml

Первоначально – Отдел организации научно-методической работы и информатизации (с ЦФК).

Положение об экспертной комиссии по автоматизированным архивным технологиям ГАС РФ. М., 1994.

Временное положение о центре информационных технологий Федеральной архивной службы России//Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2001. № 32/33. С.77.

Приказ Федеральной архивной службы «Об информационной поддержке сайта «Архивы России». 25 мая 2001.// Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2001. № 32/33. С.74.

Вестник архивиста. 2000. № 3-4; С.158-167; № 5-6, С.64-97.

Вестник архивиста. 2002. № 1. С.272-278.

Вестник архивиста. 2003. №.1. С.197-203.

Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2003. № 38/39. С.37.

Информационно-методический бюллетень /Управление архивами Свердловской области. 2001. № 14. С.8-9.

Программа развития архивного дела в Удмурдской республике (1998-2000 г.)/Комитет по делам архивов УР. Ижевск, 1998. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10449. С.32.

Хранители истории. Государственной архивной службе Республики Марий-Эл – 80 лет. Йошкар-Ола, 2001. С. 105.

Архивы республики Алтай. Информационно-методический бюллетень. 2001. № 11. Затраты в данном случае указываются по всем статьям финансирования, а не только на информатизацию архивного дела.

Программа развития архивного дела в Республике Алтай. Утверждена постановлением Правительства Республики Алтай 6 декабря 1993 г.//Там же. 1995. № 1.

В ГАНО ведется БД «Фотодокументы», в которую помимо аннотаций включены к 2002 г. 1044 изображения фотодокумента (Новосибирский архивный вестник. 2002. № 10. С.13.)

С 2001 г. архив перешел на программу «Архивный фонд».

Постановление главы администрации Новосибирской области «Об областной целевой программе «Сохранение архивного фонда и развитие архивного дела в Новосибирской области». На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10069.

Новосибирский архивный вестник. 2000. № 6. С.31-32.

Из выступлений участников расширенного заседания Коллегии Росархива// Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.67.

Информационный бюллетень/Управление по делам архивов Амурской области; ГА АО. Благовещенск, 2003. № 51. С.9.

Информационно-методический бюллетень / Управление архивами Свердловской области. 2001. № 13. С. 49. В основных направлениях запланированы показатели учетных и поисковых баз данных.

Информационный бюллетень/ Администрация Томской области. Томск.1994. №1. С.27-33.

Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности архивных учреждений и перспективы их развития»/ Комитет по делам архивов; Администрация Пермской области; Государственный архив Пермской области. Пермь, 1996. С. 30.

Там же. С. 17-18.

Вестник архивиста. 1997. № 2. С. 54.

В Вологодской области была разработана областная целевая программа автоматизации архивных технологий в муниципальных архивах на 2000-2001 гг. (Вологодские архивы: проблемы, поиски, перспективы. Информационный бюллетень. Вологда. 2001. № 4. С.53).

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы?// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.19.

Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2000. № 27/28.

Развитие архивного дела в центральном районе РФ в 1991 –2000 г. Аналитический обзор. Мосгорархив. М., 2002. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10 780.

Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2000. № 26.

Информационно-методический бюллетень ЗНМС архивных учреждений Поволжья. Самара, 2000. Вып.14.

Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.60.

Приказ федеральной архивной службы об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. 23 октября 2000. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10577.

Архивы решают проблему по-разному. С одной стороны, стремятся внедрить собственные разработки. Например, в государственном архиве Пермской области большинство программ разработано специалистами отдела ААТ и ИПС Н.В.Ренцовой и С.В.Костаревым, хотя применялись и разработки ВНИИДАД. В Информцентре Мосгорахива часть программ создается программистами центра, но наиболее сложная интегрированная система «Учет архивного фонда» создана по техническому заданию архивистов инженерно-внедренческой фирмой «Инсофт» (Москва). Архивы, которым не по карману услуги софтверных фирм, обращаются к ВУЗам. Так, например, Омский областной архив совместно с кафедрой математического моделирования государственного университета Омской области разработал программный комплекс по формированию полнотекстовых БД. (Мироненко Е.М. Госархив Омской области// Отечественные архивы. 2003. № 1. С.28.)

Например, ЦДНИ Удмурдской Республики передает на безвозмездной основе разработанные им программы архивам регионов России, в то же время в ЦДНИ установлена программа «Учет источников комплектования», разработанная в ЦГА УР. (Губайдуллин Р.М. Автоматизированные технологии в региональных архивах. Центр документации новейшей истории Удмурдской Республики// Отечественные архивы. 2003. № 1. С.25.)

Добрушкина Н.И. Илизаров Б.С. Новая идеология информационно-поисковой системы по документам архивов// Архивы образа и звука. М.: Центр документации «Народный архив», 1996. С.41-53.

Шувалова Л.А. Ренцова Н.В.О компьютерных программах госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.69-73.

Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности научных архивных учреждений и перспективы их развития» /Комитет по делам архивов Пермской области. Пермь, 1996. С.16.

Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ// Отечественные архивы. 1994. № 2.С. 105.

Киселев И.Н. Информационная система архива: модель и воплощение// Отечественные архивы. 1997. № 6.С. 28-35.

Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)//Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20.

Горенек Т.Н. Автоматизированные технологи: Московские архивы определяют стратегию// Круг идей: новые архивные технологии. М.,1996. С.53-54.

Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20-26.

Котлова Т.Н. Актуальные проблемы создания и функционирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы ГА РФ // ГА РФ: 10 лет работы. Сб. статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн, 2002. С.195, 199.

См. подробнее Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. № 11, 12.

Максимальный размер поля для большинства СУБД.

Шувалова Л.А. Основные принципы постановки задач для разработки компьютерных программ//Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.2. С.151. Существуют государственные стандарты, регламентирующие постановку задачи (ГОСТ 19.101-77, ГОСТ 19.002-80, ГОСТ 19.003-80 Единой системы программной документации). Но поскольку они очень сложны, в ГАПО создана памятка для архивистов «Основные принципы постановки компьютерных задач».

Например, архивная база данных налогового управления США охраняется более тщательно, чем золотой запас страны (в форте Нокс). И, вместе с тем, стопроцентно гарантировать неприкосновенность информации невозможно. Например, информацию можно считать дистанционно по излучению монитора или колебанию оконных стекол.

Залаев Г.З. Влияние информационных технологий на безопасность архивных документов//Доклады и сообщения на Всероссийской конференции «Безопасность архивов и архивных фондов» 30 ноября 1999 г. М., 2000. С.74-78.

Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.71.

Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного роста//ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн, 2002. С.192.

Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного роста//ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн,2002. С.192; Отечественные архивы. 2000. № 6. С.73.

Положение об отделе информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий государственного архива Республики Алтай. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. На правах рукописи. № 9688.

Быстродействие процессора, оперативная память, впоследствии – объем жесткого диска.

Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986-2002 гг.)//Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20.

Горенек Т.Н. Автоматизированные технологи: Московские архивы определяют стратегию//Круг идей: новые архивные технологии. М.,1996. С.53-54

Развитие архивного дела в центральном районе РФ в 1991 –2000 г. Аналитический обзор. Мосгорархив. М.,2002. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10 780.

Башкир Б.С. Микрофильмирование, оцифровка, фотофиксация архивного документа// Архивный вестник зонального научно-методического Совета центр района России. 2002. Вып. 6. С. 167.

Отечественные архивы. 1994. № 2. С.105.

Из выступления С.В. Мироненко на расширенном заседании коллегии Росархива// Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.53.

Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного роста//ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/ Ред. кол.: С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн,2002. С.184.

Губайдуллин Р.М. Автоматизированные технологии в региональных архивах. Центр документации новейшей истории Удмурдской Республики// Отечественные архивы. 2003. № 1. С.24.

О компьютерных программах госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.70.

Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.32.

Киселев И.Н. Волкова И.В. Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов// Отечественные архивы. 2000. № 5. С. 23.

Компактные оптические диски (КОД) – цифровая звуковая система, состоящая из отражающего оптического диска с предварительной записанной в цифровом виде звуковой информацией и оптического устройства воспроизведения (ГОСТ 27677-88 Система цифровая звуковая «компакт-диски. Параметры). Оптические носители имеют ряд преимуществ перед магнитными носителями информации. Они не требуют особых условий хранения, имеют высокую плотность записи, высокое качество и надежность записи, возможность мгновенного воспроизведения на компьютере (в отличие от МЛ).

Объем информации на кассете с магнитной лентой – 500 MB; на СD-ROM - 650-750 MB, на оптических дисках класса WORM – 230 MB –6,5 GB; DVD-ROM – 1-5 GB. Однако надежность оптических носителей информации значительно выше. Так, на CD-ROM «Коdак»; «YAMAHA»; «Apogee», которые используют Мосгорархив и РГА НТД гарантия фирмы составляет 50, 100 и даже 200 лет.

Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности// Вестник архивиста. 1998. № 1. С. 120.

Ходаковский Н.И. Мультимедиа в исторической науке и архивном деле// Там же. 1998. № 1. С. 121.

В данной СУБД создана интегрированная система ГАПО «Госархив».

О постановке задачи см. подробнее лекцию 2.

См. Лекцию 2.

См. там же.

Нам удалось найти сведения о наличии собственных разработок ААТ в 101 государственном архиве, 7 отделах рукописей музеев, библиотек, архивах РАН, отраслевых депозитарных фондах и архивах общественных организаций. В это число не входят архивы, применяющие общеотраслевые базы данных и стандартные пакеты типа Бухгалтерия 1С. Речь и идет о собственных разработках архивов.

Горенёк Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20.

Ткаченко Н.А. Разработка АИС «Архив организации»// Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М.,2002. С.229.

Горенёк Т.Н. Указ соч. // Отечественные архивы. 2002. № 5. С.23.

Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций. Метод. рекомендации.-М.,-1997.-58 с. В электроном виде распространяется и «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России.» (М., 1998).

Основные направления развития архивного дела на 2003 г.//Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2003. № 38-39. С.66.

Жигунов В.М. Система определения критериев экспертизы ценности электронных научных и технических документов и ее роль в формировании ретроспективной документальной базы исследований и прикладных разработок//Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002 г.

Барулин Ю.Н. К вопросу о создании БД научно-технической документации//Там же. С. 222.

Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГAЭ// Отечественные архивы. 1994. № 2. С.104-106.

Шувалова Л.А. Ренцова Н.В. О компьютерных программах Госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.69-73.

Губайдуллин Р.М. Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики//Отечественные архивы. 2003. № 1. С.24-29.

Кочеткова З.И. Ведение БД по учету в ЦАОДМ// Отечественные архивы. 1998. № 2. С.39- 42.

Первоначально – Отдел организации научно-методической работы и информатизации (с ЦФК); с апреля 2004 г. – отдел обеспечения сохранности, учета, автоматизированных архивных технологий.

Руководство пользователя программы "Архивный фонд" (3 версия) /Росархив. М.,2001. С. 2.

Например, перечень фондов в наличии, перечень присоединенных, утраченных, секретных фондов и др.

Например, перечень описей по личному составу; перечень описей, содержащих неисправимо поврежденные дела; описей, документы которых подлежат реставрации; переплету; дезинфекции; дезинсекции; содержащих затухающие тексты; содержащих научную, проектную, патентную документацию.

Неисправимо поврежденных, нуждающихся в дезинфекции, дезинсекции, реставрации и др.

Справка о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (Сайт «Архивы России» http://rusarchives.ru/news/spr_sacgyd.shtml#vv)

Руководство пользователя программного комплекса “Фондовый каталог” /Росархив. М.,1997. С. 2.

Там же. С. 8.

Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба России. 2003. № 38-39. С.51.

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Утвержден приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11. П.2.3.

Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Приложение к приказу Росархива № 64 от 23.10.2000 г.

Например, в Мосгорархиве, где ведется своя программа «Учет фондов», с 2002 г. данные в электронном формате направляются в Росархив для использования их в программных комплексах «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

Архивисты ГАПО считали, что внедрение второй версии программы «Архивный фонд» будет для них шагом назад (шесть лет работы) из-за информационно-поисковых возможностей системы - программа «Госархив» позволяла осуществить описание на трех уровнях (фонда, описи и дела), в то время как вторая версия «АФ» только на уровне фонда и описи. Однако они не отрицали, что передача сведений в фондовые каталоги должна осуществляться в едином электронном формате (Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.2. С. 211.)

Автоматизированный учет, реализованный в среде Оrасlе (сетевой режим), действует в семи центральных архивах Москвы. В десяти архивах кадровой документации работает версия под Visual FохРго 6.0 (локальный режим), и необходимая информация по оптоволоконным каналам связи ежедневно передается на центральный сервер. (Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.21). Впрочем, использование такого ПО возможно только при условии наличия у архива достаточно мощной компьютерной техники. К тому же Oracle - дорогостоящее ПО. Поэтому создавать на его основе программы для всей отрасли не представлялось возможным.

Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков. (Регламент государственного реестра уникальных документов архивного фонда РФ. Утвержден приказом Росархива № 75 от 09.10.2001. Одобрен коллегией Федеральной архивной службы России. Протокол № 2 от 27.01.2000. П. 1.5.)

Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2001. № 32-33. С.184.

Залаев Г.З. Некоторые вопросы технологии оцифрования в архивном деле//Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности научных архивных учреждений и перспективы их развития/Комитет по делам архивов администрации Пермской области. Пермь, 1996. С.8.

Малышев М.И. Балакирев А.Н. Создание страхового фонда фотодокументов на оптических дисках: Тезисы доклада. ВНИИДАД. ОЦНТИ. СИФ № 10200. Л. 5. На правах рукописи.

Белоконь Е.А. Пружинин А.В. К вопросу о создании электронных копий архивных исторических источников// Вестник архивиста. 1993. N 6. C. 100-102.

Шувалова Л.А. Результаты разработки технологического регламента для оцифрования документов// Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.2. С. 214-218.

Архивный вестник зонального научно-методического совета центрального района России. 2002. Вып. 6. С. 175.

Оптические диски и их использование в архивах. М.,1993. С.23-24.

Башкир Б.С. Микрофильмирование, оцифровка, фотофиксация архивного документа//Архивный вестник зонального научно-методического совета центрального района России. 2002. Вып. 6. С. 167.

Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2001. № 32-33. С. 186.

Информация сайта ГАРФ http://garf.narod.ru/news_arh.htm

Основные правила работы государственных архивов
Российской Федерации. М.: Роспэн, 2002. П.7.5.

Итоги развития архивного дела в первом полугодии 2002 г.//Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2002. № 37. С. 51.

Ларина В.Г. Единый классификатор документной информации - важнейший элемент информатизации архивной отрасли// Отечественные архивы. 2002. № 1. С.8-14.

Мельтюхов М.И. Томан Т.Б. Из опыта разработки баз данных по материалам высших органов ВКП (б) в период второй мировой войны// Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М.,2002. С. 240-244.

Михайлов О.А. Новое в поиске в интернете по источникам 2000 года. М.,2001. С.65.

#G0Общий международный стандарт описания архивных документов. #G0Утвержден специальной комиссией по стандартам описания. Стокгольм, Швеция, 21-23 января 1993 г. / Междун. совет архивов. Оттава, 1994, International Standard Archival Description, ISAD (G)

Формат SGML подходит для архивного описания, так как он является стандартом общего пользования, независим от операционной системы и размера описываемой информации.

Еремеев С.Г. Стандарт архивного описания Encoded archival description: история и современное состояние//Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М.,2002. С.223-226.

Михайлов О.А. Новое в поиске в интернете по источникам 2000 года. М.,2001. С.61.

Составление архивных описей: Методические рекомендации/Росархив; ВНИИДАД. М.,2003. 144 с.

Http://rgantd.ru/ http://rgantd.ru/

Например, «Документы личного происхождения в Архивных учреждениях Северо-западного федерального округа Российской Федерации». Справочник. СПб.: ЦГАЛИ, 2002 (http://www.rusarchives.ru/guide/lf_sz/index.shtml).

Три путеводителя в текстовом формате (архив rar или zip).

Российский государственный архив литературы и искусства: Путеводитель по архиву/ Russian State Archive of Literature and Art: The Complete Archive Guide/ Russisches Staatsarchiv fur Literatur und Kunst-Voll-Standiger Archivfuhrer / Сост. К. Б. Вашик, Н. Б. Волкова. Ред. К. Б. Вашик, Н. Б. Волкова. Munich: K. G. Saur, 1996. Издание на CD-ROM. [РГАЛИ; Lotman Institute of Russian and Soviet Culture (Bochum, Germany)]

Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов //Отечественные архивы. 2000. № 5. С.23.; Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете: опыт и перспективы //Отечественные архивы. 2003. № 1. С.17.

Евразийский востоковедческий сервер.http://www.orient.ru/resour/psd/index.htm

Ttp://www.ic.omskreg.ru/~archive/cgi-bin/arc.cgi

Http://www.rusarchives.ru/guide/nkpanp/index.shtml

Http://www.rusarchives.ru/guide/rgavmf/index.shtml

Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Указ соч. //Отечественные архивы. 2000. № 5. С.12-24.

Основные направления развития архивного дела в РФ в 2003 г.// Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2003. № 38-39. С. 64.

Http://archives.karelia.ru/nark/projects/mosaic

Версия для интернет: http://niac.natm.ru/arch.nsf/pages/gano_home;

http://niac.natm.ru/arch.nsf/pages/ganpino_home

Интернет-версия: http://rgantd.ru.

Интернет-версия: http://www.photoarchive.spb.ru/photo/index

Http://rgantd.ru/

Victory.rusarchives.ru/index.html

Интернет-версии: http://www.archiv.ab.ru/map/maps.htm

Www.rusarchives.ru/federal/rgakfd/catalog/finddocw.htm

Калантарова Н. А. Из опыта работы РГА КФД по созданию электронного каталога кинодокументов//Вестник архивиста. 2000. № 5-6. С.88-90; Бухтаб Ю.А., Калантарова Н.А. Создание электронного каталога на архивные кинодокументы. Выбор ПО и практическое применение. Круглый стол: работа с электронными архивами: состояние и перспективы развития»//Вестник архивиста. 2002. № 1.С. 272.

(1990-е – н. 2000-х гг.)

Г.В.Разоренова, главный специалист Управления по делам архивов Калужской области

ведомственное хранение документов
источники комплектования архивов
паспорта архивов организаций
сведения о состоянии хранения документов в источниках комплектования архивов
анализ итогов паспортизации ведомственных архивов.

Качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое организациями в течение периода, установленного нормативными документами. Сроки ведомственного хранения документов установлены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации». Одной из главных задач ведомственных архивов (или других структурных подразделений организаций, на которые возложены их функции) всегда было и остаётся обеспечение сохранности документов организации и подготовка их к передаче на государственное хранение.

В Российской Федерации в целом, и в Калужской области в частности, действует большое количество учреждений, организаций и предприятий. Например, в Калужской области насчитывалось организаций: на 1 января 1998 года - 17 843, в 1999 - 18 650, 2000 – 20 003, 2001 – 21 214, 2002 – 22 867, 2003 – 24 234, 2004 – 25 537, 2004 – 25 537, 2005 – 26 583, 2006 – 27 890. Однако, только некоторые из них сдают свои документы на государственное или муниципальное хранение и, таким образом, являются источниками комплектования архивов (источник комплектования архива это «юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив»).

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приёму на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора».

Это же положение закреплено и развито в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19. Правила определяют, что «государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации».

В целях определения наиболее полного состава источников комплектования архивов выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива. После этого с ними устанавливаются деловые контакты, анализируется структура, функции, состав документов организации путём изучения организационно–распорядительных, планово–отчётных и других документов. В результате устанавливается, какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно–политической жизни отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб её деятельности и др. На основании проведённого анализа делается вывод о целесообразности включения организации в состав источников комплектования архива.

Таким образом, списки учреждений, организаций и предприятий источников комплектования архивов закрепляют круг организаций, которым уделяется приоритетное внимание со стороны архивных органов при организации своей деятельности. Архив ведёт наблюдательное дело на каждую организацию, являющуюся источником комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие её правовой статус и деятельность, а также работу ведомственного архива и организацию документов в делопроизводстве и оказывает организациям необходимую методическую помощь в организации делопроизводства и ведомственного архива.

В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённым приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» «организации – источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчётного года составляют и представляют в соответствующие архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря … г. в зависимости от состава документов, образующихся в процессе деятельности этих организаций». Существует три разновидности паспорта архива организации: паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию; паспорт архива организации, хранящей кинофотодокументацию; паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию.

В зависимости от того, какие документы хранятся в ведомственном архиве, составляется один из паспортов или все три паспорта. Паспорт архива является основным документом централизованного учёта в ведомственном архиве. «Для того чтобы механизм централизованного учёта чётко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учётных документов в вышестоящие органы. Поэтому очень важно своевременно представить паспорт архива организации в государственный (или муниципальный) архив, источником комплектования которого он является, чтобы архивисты могли вовремя суммировать данные, полученные по всем источникам комплектования»

В паспорт архива организации включаются сведения об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря … года.

Государственные и муниципальные архивы в соответствии с Регламентом на основании представленных паспортов составляют сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов на 1 декабря … г. и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в котором на основании представленных сведений составляются сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. и направляются 1 раз в 3 года в Федеральное архивное агентство России.

Федеральное архивное агентство России составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных архивов, государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. Анализ данных паспортизации за определённый период времени позволяет выявить тенденции, которые происходят в организации ведомственного хранения документов учреждений-источников комплектования архивов как в целом по Российской Федерации, так и по субъектам Российской Федерации.

В 90–е годы ХХ века в Калужской области (как и в целом по стране) прослеживалась увеличение количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В 2000-е годы при росте общего количества организаций наблюдается сокращение количества государственных и негосударственных организаций-источников комплектования архивов. Связано это с проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, которые повлекли за собой преобразования в структуре органов государственной власти и местного самоуправления, их ликвидация. На 1 декабря 1993 г. в списках источников комплектования архивов Калужской области числилось 1546 организаций, на 1 декабря 2006 г. – 1389 (из них 345 негосударственных).

Одной из наиболее сложных и важных в настоящее время является проблема обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве. «В основе комплекса мер по сохранению документов лежит развитие и совершенствование материально-технической базы архивов. Слагаемыми материально–технической базы являются здания, средства хранения, оборудование для поддержания нормативных режимов хранения документов, оборудование, обеспечивающее консервацию и улучшение физического состояния документов, а также их безопасное использование». Требования к обеспечению сохранности документов ведомственного архива регламентированы в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Оптимальные условия для хранения документов обеспечиваются, в первую очередь, предоставлением для ведомственного архива помещения. Анализ сведений о состоянии хранения документов в учреждениях–источниках комплектования архивов показывает, что обеспеченность помещениями ведомственных архивов Калужской области остаётся примерно на одном уровне: на 1 декабря 1993 года – 457 (29,6 %), на 1 декабря 2006 – 497 (35 %). Итоги паспортизации на 1 декабря 2006 годы показали, что в Калужской области этот показатель чуть ниже, чем в целом по стране (39 %).

Положительным моментом в состоянии хранения документов в учреждениях Калужской области в 2000–е годы является значительное увеличение количество штатных работников архивов в учреждениях: на 1 декабря 1993 года – 36 (2,3 %), на 1 декабря 2006 г. – 108 (7,8 %). Такая же тенденция в последние годы прослеживается по всей стране (по сравнению с 2003 г. количество организаций, имеющих штатных работников, увеличилось с 6 до 8 %).

В обеспечении качественного комплектования архивов большую роль играют экспертные службы. При Федеральном архивном агентстве России действует Центральная экспертно–проверочная комиссия (положение о ЦЭПК утверждено приказом Федерального архивного агентства от 02.05.2007 № 22).

В соответствии с положением основными задачами ЦЭПК являются:

«определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Российской Федерации, состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;
рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации;
рассмотрение и принятие решений по научно–методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов;
осуществление научно–методического руководства деятельностью экспертно–проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий федеральных органов государственной власти, организаций».

В уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела создаются экспертно–проверочные комиссии (ЭПК). ЭПК создана и действует в Управлении по делам архивов Калужской области. Заседания комиссии проводятся, как правило, один раз в месяц. На заседаниях рассматриваются годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, положения об архивах, положения об экспертных комиссиях, инструкции по ведению делопроизводства учреждений и др. вопросы.

В учреждениях, организациях и на предприятиях должны создаваться экспертные комиссии (ЭК). Положение об ЭК разрабатывается на основании примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утверждённого приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. ЭК создаётся приказом руководителя учреждения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты (не менее трёх–пяти человек). Обычно в состав ЭК входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения, специалисты основного профиля деятельности учреждения, экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК может входить и представитель архивного учреждения для контроля и оказания методической помощи в работе ЭК. Основными функциямиэкспертных комиссий учреждений является рассмотрение проектов номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел учреждения, отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения.Сложившаяся в стране, и в том числе в Калужской области, система экспертных органов позволяет решать в коллегиальном порядке все вопросы (в том числе и спорные) по организации и проведению экспертизы ценности документов, установлению сроков хранения документов, составлению номенклатур дел, описей дел.

Полнота состава документов, поступающих на государственное хранение, во многом зависит от качественного составления номенклатур дел учреждений, организаций и предприятий. Правила составления номенклатуры дел закреплены в «Основных правилах работы архивов организаций». Необходимо отметить, что пересоставление и согласование с ЭПК номенклатуры дел производится не реже одного раза в пять лет. В случае коренных изменений функций или структуры организации номенклатура дел также подлежит согласованию с ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Уточнение номенклатуры дел организации должно проводиться ежегодно. Для этого в номенклатуру дел вносятся необходимые уточнения, она перепечатывается и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов используются типовые и ведомственные перечни документов. Типовые перечни «охватывают всю документацию, характерную для деятельности учреждений, независимо от их отраслевой направленности, отражающую обязательные для всех учреждений, организаций, предприятий функции общего руководства отраслью, контроля, планирования, финансирования, учёта и т.п., а также наиболее распространённые виды документов нетипового характера». Ведомственный перечень представляет собой «справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы, предусматривающий максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности организаций этого ведомства, и с указанием сроков хранения каждой категории документов. Ведомственный перечень включает как общий типовой состав документов, так и документацию, характерную именно для данного ведомства».

Обеспеченность учреждений, организаций и предприятий–источников комплектования архивов номенклатурами дел по данным паспортизации ведомственных архивов в 2006 году Калужской области ниже, чем в целом по России (83 %) и несколько снизилась по сравнению с 1993 годом: на 1 декабря 1993 – 1351 (83, 3%); на 1 декабря 2006 – 981 (70, 6%).

Анализ паспортизации ведомственных архивов позволяет выявить степень обеспеченности учреждений, организаций и предприятий инструкциями по ведению делопроизводства. Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно–правовых актов. Её функциональное назначение заключается в установлении единого порядка документирования управленческой деятельности и единого порядка обращения с документами учреждения в процессе деятельности.

Обеспеченность инструкциями по ведению делопроизводства в Российской Федерации на 1 декабря 2006 г. составляла 62 % и по сравнению с 2003 годом существенно не изменилась. По Калужской области имеются следующие данные: на 1 декабря 1993 – 767 (49,6%); на 1 декабря 2006 – 684 (49%). Инструкции разрабатываются учреждениями на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти «с учётом соответствующих положений других нормативно–правовых и организационно–распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых имеют обязательную силу для предприятия. При разработке инструкции принимаются во внимание особенности организации и специфика её деятельности».

Осуществление планомерного и качественного комплектования непосредственно зависит от степени подготовленности документов к передаче на государственное хранение. По Российской Федерации процент дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение на 1 декабря 2006 г. составил 71,4 % (за последние 10 лет по России он держится на уровне 71–73 %). По данным паспортизации ведомственных архивов полностью подготовили документы к передаче на госхранение в Калужской области: на 1 декабря 1993 – 635 организаций (41 %); на 1 декабря 2006 – 356 (25,6 %). Связано это, в первую очередь, с тем, что в связи с тяжёлым финансовым положением большинства организаций в 90–е годы в отдел ведомственных архивов (за счёт спецсредств) Государственного архива Калужской области практически не поступали заявки на обработку документов, проводимые работы часто не оплачивались или оплачивались не в полном объёме.

Также в связи с массовой ликвидацией учреждений в 90–е годы объёмы научно-технической обработки документов по личному составу были настолько велики, что возникла необходимость в первоочередной НТО документов по личному составу (в том числе организаций, не являющихся источниками комплектования архивов, в которых основной объём документов – документы по личному составу. И в организациях–источниках комплектования архивов количество документов по личному составу, которые нуждались в научно–технической обработке, превышало количество неупорядоченной управленческой документации. Например, за третий квартал 1992 года отделом ведомственных архивов (за счёт спецсредств) ГАКО была проведена обработка 3296 дел по личному составу и 308 дел постоянного хранения (при плане соответственно 1000 дел и 1200 дел). План по упорядочению документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий на договорных началах за 1992 год был выполнен на 150,4 % (план 4,4 тыс. дел, факт – 6 617 дел).

В 2000-е годы положение несколько стабилизировалось, однако объём документов по личному составу, упорядоченных архивными учреждениями Калужской области на договорной основе практически ежегодно превосходил количество упорядоченных дел управленческой документации. Кроме того, упорядочение проводилось в основном в ликвидированных организациях, и большая часть упорядоченных документов поступила на хранение в государственные архивы.

Таблица 1

Динамика упорядочения документов на договорной основе архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)

Год	Кол-во упорядоченных дел управленческой документации	Кол-во упорядоченных дел по личному составу
2001	2052	1755
2002	2567	3343
2003	2069	2397
2004	2610	2847
2005	4096	1900
2006	2125	3153
2007	2663

Таким образом, за рассматриваемый период произошло значительное уменьшение количества упорядоченных дел управленческой документации, внесённых в описи: на 1 декабря 1993 г. – 144 922 (79,2 %); на 1 декабря 2006 г. – 113 299 (56,8 %).

В современных условиях невозможно строить научно–теоретическую и практическую работу в области комплектования и экспертизы ценности документов без учета факторов документообразования. В связи с этим актуальной задачей архивных учреждений является изучение интенсивности образования документов постоянного хранения в действующих учреждениях. Цель этой работы – установить количество ежегодно образующихся дел постоянного хранения и рассчитать объёмы поступлений документов на государственное хранение.

В 90-е годы количество образующихся дел постоянного хранения в организациях неуклонно сокращалось. Причина в том, что многие виды документов, которые велись ранее, не заводились в делопроизводстве. В последние годы, как в целом по стране, объем документооборота на 01.12.2006 г. по сравнению с 2003 г. возрос в целом на 13,6 тыс. дел или на 1,2 % и составил 1 млн. 116 тыс. дел, однако, учитывая то, что количество организаций в списках источников комплектования значительно сократилось, то расчёты показывают реальное увеличение на 11 %), так и по Калужской области наблюдается некоторый рост объема документооборота: на 1 декабря 1993 г. – 14 527; на 1 декабря 2006 г. – 10 466.
Объём дел управленческой документации, находящихся на ведомственном хранении, в последние годы несколько увеличивается. Всего хранится управленческой документации: на 1 декабря 1993 г. – 183 092; на 1 декабря 2006 г. – 199 407

Связано это, прежде всего, с тем, что архивные учреждения Калужской области в основном осуществляют приём на хранение документов ликвидированных учреждений в связи с загруженностью архивохранилищ. Значительно увеличился и превосходит по объёму приём дел по личному составу.

Таблица 2

Динамика приёма документов на государственное хранение архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)

Год	Количество дел управленческой документации	Количество дел по личному составу
2001	5 098	14 652
2002	7 391	12 580
2003	10 772	12 987
2004	12 148	43 150
2005	9 885	17 433
2006	13 619	14 013
2007	7 458	8 969

По–прежнему велико количество дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока. Это связано со значительным сокращением приёма дел на государственное хранение из–за отсутствия в архивах свободных площадей для приёма документов от ведомств, аварийного состояния архивохранилищ, приёма дел от ликвидированных учреждений, в том числе по личному составу. На 1 декабря 1993 г. в ведомственных архивах Калужской области хранилось сверх установленного срока – 70 535; на 1 декабря 2006 г. – 49 333.

Таким образом, организация ведомственного хранения документов оказывает существенное влияние на полноценное комплектование государственных и муниципальных архивов документами. Анализ итогов паспортизации ведомственных архивов за 1990–е – начало 2000–х годов позволяет сделать вывод о том, что по некоторым показателям состояния хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов удалось добиться улучшения и стабилизации (наличие помещений, ведомственных архивов, штатных сотрудников). Улучшилось финансовое положение большинства организаций, что позволяет проводить научно–техническую обработку, экспертизу ценности документов силами специалистов–архивистов. Вместе с тем в связи с недостатком площадей для размещения документов в государственных и муниципальных архивах не удаётся наладить плановый и своевременный приём упорядоченных документов от учреждений по истечении сроков ведомственного хранения документов, что нередко впоследствии приводит к утрате части документов.

Паспортизация ведомственных архивов, несомненно, позволяет улучшить состояние ведомственного хранения документов и делопроизводства в учреждениях, организациях, на предприятиях. В ходе паспортизации архивными учреждениями выявляются организации, на которые необходимо обратить первостепенное внимание при планировании работы государственных и муниципальных архивов. Порядок составления и оформления паспортов рассматривается на семинарах, которые проводят сотрудники государственных и муниципальных архивов. Работники ведомственных архивов в ходе составления паспортов, обращаясь за консультациями по правильности их составления, одновременно получают необходимые разъяснения о порядке составления номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу, о происходящих изменениях в нормативно–методических документах по делопроизводству и архивному делу.

Напечатать

или

Сроки ведомственного хранения документов в архивах организаций. Ведомственные архивы

Г.В.Разоренова, главный специалист Управления по делам архивов Калужской области

Динамика упорядочения документов на договорной основе архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)

Динамика приёма документов на государственное хранение архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)

Похожие записи: